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Mit der Einladung geben Sie nicht nur Termin und Eventinformationen bekannt, sondern vermitteln auch den ersten Eindruck von der Veranstaltung. Was es dabei zu beachten gibt und welche Tipps wir aus der Praxis geben können lesen Sie hier.

Ganz gleich ob es um ein Fest, ein Firmenjubiläum, eine Fachmesse, eine Tagung, ein Betriebsfest oder Businessevent geht, die Einladung ist ein wichtiger Schritt im Teilnehmermanagement. Ob die Teilnahme kostenfrei oder kostenpflichtig ist spielt eine untergeordnete Rolle. Wichtig sind eine einfache Handhabung für den Eingeladenen und eine übersichtliche und komfortabele Administration durch den Veranstalter.

Ist die Teilnahme an der Veranstaltung auch ohne Einladung möglich, so kann der Prozess mit einem klassischen Teilnehmermanagement kombiniert werden.

Ansprechende und CI-konforme Gestaltung – der erste Eindruck

Zum einen haben Sie die Aufgabe die Einladungsemail informativ zum anderen ansprechend zu gestalten. Ein prägnanter Betreff, eine kurze Ansprache und eine klare Aufforderung die Einladung auch zu beantworten sind wichtige Details.

Eine Email muss sich auch in der „nur text Ansicht“ fehlerfrei und gut lesen lassen. Weniger ist hier mehr. Wir empfehlen von großartiger Formatierung, Tabellen und Bildern eher abzusehen.Die Nutzung von Mobilgeräten ist so hoch, dass eine Optimierung auf die Größe der Darstellung eines Smartphones sehr empfehlenswert ist.

Gibt es für das Event auch eine (Micro) Webseite, also eine sogenannten Landingpage, dann ist auch diese zu gestalten. Hier können hingegen Bilder verwendet werden und zusätzliche Texte, Anfahrtsbeschreibungen das Programm, die Agenda und Details zum evtl. Rahmenprogramm stehen.

Zu beachten sind meist die Unternehmensvorgaben bei Farbkonzept, Logos, Bildern etc. Oft hat auch das Event selbst ein CI, welches dann strikt beachtet werden muss.

Antwortmanagement - einfache Antwortmöglichkeit anbieten

Machen Sie es Ihrem Gast so einfach wie möglich: Mit einem oder wenigen Klicks (oder heute „Bildschirmtipps“) sollte er zu- oder absagen können. Dies kann mit einem Link direkt aus der E-mail oder auf der „Landing-Page“ passieren.

Setzen Sie einen Termin für die Beantwortung Ihrer Einladung fest.

Auch hierfür verwenden die meisten Empfänger mittlerweile mobile Geräte. Beachten Sie, dass Einladungsseiten und die Bestätigung der Zu- oder Absage gut auf einem Smartphone dargestellt und bedienbar sein müssen.

Datenerfassung und Möglichkeiten der Optimierung

Eine Absage sollte ein Klick und ggf. noch eine Bestätigung benötigen. Möchte der Empfänger teilnehmen, sollten Sie es Ihm ermöglichen seine Personendaten selbst zu prüfen. Das minimiert die Fehler in ihrem Adressverteiler und bietet schnell die Möglichkeit neue Anschriften oder ein gewechseltes Unternehmen bei der Person zu erfassen ohne selbst Aufwand betreiben zu müssen.

Ebenfalls sind weitere Fragen, die für die Organisation der Veranstaltung wichtig sind, möglich. So sind Informationen zur Übernachtung, der Bedarf an einem Shuttle, Angaben zu Begleitpersonen oder auch Nahrungsunverträglichkeiten an dieser Stelle günstig abzufragen.

Jederzeit den Überblick behalten – das Dashboard

Das Eventteam behält stets den Überblick über die Gästeliste, die in Echtzeit aktualisiert wird. Die aktuell angemeldete Personenanzahl, ein Abgleich mit Hotelkontingenten und Infos für das Catering sind jederzeit genauer möglich.

Wichtig sind auch Im- und Exportfunktionen und ggf. der Abgleich von Personendaten. Richtig angewendet ist Ihr Datenbestand nach dem Event aktueller und auch fehlerbereinigt.

E-Ticket- und Reminderversand – das richtige Timing ist wichtig

Neben dem initialen Einladungsversand sollten Sie 1-2 Erinnerungseinladungen einplanen falls es bis dato keine Rückmeldung gab.

Verwenden Sie keine „noreply-Adresse“! Die Erfahrung zeigt, ganz gleich ob sie darauf hinweisen das keine Antwort möglich ist, die Antwortfunktion wird oft dennoch verwendet.

Genaue Termine sind abhängig von der Veranstaltung. Eine internationale Tagung oder Konferenz bedeutet eine Flugbuchung etc. und muss natürlich entsprechend langfristig gemacht werden.

Je nach Teilnehmerzahl und Rahmenbedingungen des Events sollte man einen QR- oder Barcode für den digitalen Check-in vorsehen. Wir haben dazu in diesem Blog bereit ausgiebig Hinweise gegeben.

Der letzte Reminder und ggf. das E-ticket sollte möglichst kurzfristig an die Angemeldeten versendet werden. Muss im Postfach lange danach gesucht werden verpufft der Zeitvorteil des elektronischen Einlassmanagement.

Vor dem Wochenende oder vor Feiertagen ist immer ein ungünstiger Moment, denn Ihre Nachricht ist ggf. bei dem prüfen des Postfachs eine von vielen.

Haben Sie Fragen zum Thema Einladungsmanagement, Antwortmanagement oder Datenerfassung? Wir stehen gern Rede und Antwort.


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