Bei Events, bei denen alle Teilnehmer mit Namensschildern versehen werden, stellt sich oft die Frage, wann und wo der Druck erfolgen soll. Was passt am besten zum Qualitätsanspruch, dem gewünschten Ablauf und dem Budget? Die Rahmenbedingungen der Veranstaltung haben einen entscheidenden Einfluss auf die richtige Antwort.
Folgende Fragen sollten zur Entscheidungsfindung beantwortet werden:
- Kennzahlen: Wie viele Teilnehmer werden erwartet? Ist mit vielen Personen zu rechnen, die sich nicht vorab mit all ihren Daten angemeldet haben?
- Location: Wie und wo soll die Akkreditierung ablaufen? Ggf. an mehreren Orten?
- Geschwindigkeit: Ist genügend Platz, Zeit und Personal vorhanden, um vorgedruckte Badges schnell zu finden?
- Medium: Wie sollen die Namensschilder aussehen? Aus welchem Material sollen sie bestehen? Sollen sie fix und fertig sein oder kann der Teilnehmer das Badge selbst falten bzw. das Lanyard selbst anbringen?
- Technik: Ist es möglich und gewünscht, die nötige Drucktechnik in ausreichender Anzahl zu beschaffen? Gibt es Personal, das sich um einen reibungslosen Ablauf kümmern kann?
1. Vor Ort drucken
Unabhängig vom Medium – ob (Thermo-)Papier, Etiketten oder Chipkarten – hat die "Produktion" vor Ort Vorteile. Da der Druck live erfolgt, sind jederzeit Änderungen möglich. Textfehler lassen sich leicht korrigieren, und auch individuelle, gruppen- oder personenabhängige Drucke sind einfach umsetzbar.
Personen, die sich nicht vorab angemeldet haben, können erfasst werden, ohne dass dies später am Badge erkennbar wäre. Je größer dieser Personenkreis, desto spürbarer wird dieser Vorteil.
Wenn es mehrere, weit voneinander entfernte Eingänge gibt, an denen der Check-in erfolgen soll, ist ein Vor-Ort-Druck oft die einzige Lösung. Ein Self-Service mit geringerem Personalaufwand wird ebenfalls möglich.
2. Vorteile beim Vorab-Druck
Unabhängig von der verwendeten Technik und dem Medium kann im Vorfeld oft eine höhere Qualität erreicht werden. Druckereien können eine größere Auswahl an Papiersorten, randlosen Drucken und Kunststoffmaterialien (oft sogar beidseitig bedruckt) bieten, als es mit der Technik vor Ort möglich wäre.
Der Check-in kann hier jedoch nur an einem Standort erfolgen, und die Teilnehmerzahl beeinflusst die benötigte Zeit beim Suchen und Finden der Badges, was auch Auswirkungen auf den Personalaufwand hat. Textfehler sind hier ärgerlich, und Personen, die nicht vorab registriert wurden, erhalten entweder kein oder nur ein manuell erstelltes Schild.
Die Vielfalt bei den Namensschildern ist bei Vorab-Druck größer: Chipkarten, nahezu alle Papierarten und -formate sowie Platten aus Materialien wie PVC, Alu, Sperrholz oder Acrylglas können gewählt werden.
Geschwindigkeit beim Check-in
Die Zeitfrage beim Check-in dreht sich oft um das Suchen vs. das Drucken. Häufig wird ein Ticket mit QR-Code gescannt, wodurch die Namenssuche entfällt und der Ausdruck sofort startet. Obwohl es Unterschiede in der Druckgeschwindigkeit gibt, ist das oft nicht entscheidend.
Fertig gedruckte Badges sind meist alphabetisch sortiert in Kisten bereitgestellt, und die Anzahl der Teilnehmer hat einen großen Einfluss auf den Zeitaufwand – dieser nimmt im Laufe des Einlasses ab. Wenn die Badges nicht nur vorgedruckt, sondern auch mit Lanyard oder Clip vorbereitet sind, hat der Vorab-Druck oft die Nase vorn.
Preisfrage
Druckereien arbeiten in der Regel erst bei größeren Stückzahlen günstiger. Für spontane Besucher und Änderungen sind oft blanko Badges nötig, was mit eingeplant werden sollte. Eine Lieferung, die fix und fertig vorsortiert in Boxen erfolgt, ist ein Muss, aber auch ein klarer Kostenfaktor. Generell ist das Vordrucken ein gut planbarer Weg, bei dem die Kosten im Voraus feststehen.
Vor-Ort-Druck bedeutet, dass die Technik beschafft, aufgebaut und betreut werden muss (ggf. mit Reservegeräten). Auch Verbrauchsmaterial wie Etikettenrollen, Toner, Tinte oder Farbbänder sind nicht zu vernachlässigen. Wenn Geräte gemietet werden müssen, stellt dies oft einen hohen Kostenblock dar.
Nachhaltigkeit
Eine hohe No-Show-Rate bedeutet beim Vordruck viel Abfall – beim Vor-Ort-Druck wird nur der tatsächliche Bedarf gedeckt.
Letztendlich sind es die Rahmenbedingungen, das gewünschte Material, das verfügbare Personal und die Zielgruppe der Veranstaltung, die eine Rolle spielen. Bist du dir unsicher? Wir helfen dir gern weiter – mit Rat und Tat!
von Thomas Wagner - September 2024