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Lange Warteschlangen sind ein Albtraum bei jeder Veranstaltung - Niemand wartet gern lange beim Check-in. Das Einlassmanagement mit einem Self-CheckIn zu ergänzen lässt sich einfach umsetzen und es bietet noch mehr Vorteile.

Ein Self-Service Gerät (oder mehrere) ermöglichen Ihren Teilnehmern sich (und ggf. Begleitpersonen) eigenständig bei Ihrem Event anzumelden. Bei stark frequentierten Eingängen und hohem Besucheraufkommen, in kurzen Zeiträumen, bringt die Selbstregistrierung eine spürbare Entlastung. Damit verhindern Sie lange Wartezeiten der Teilnehmer oder Besucher und verringern gleichzeitig Ihren Personalbedarf. Ein Empfang durch Personal kann parallel dazu natürlich weiterhin stattfinden.

Wie funktioniert das „Selbst einchecken“ und was wird benötigt?

Ein Teilnehmer kann sich mit seinem E-Ticket und QR-Code auf Ihrem Event selbst einchecken, indem er ihn idealerweise auf seinem Smartphone direkt vorzeigt. Weitere Informationen dazu haben wir unter Artikel: Stressfreies Einlassmanagement bereits beschrieben.

Benötigt wird ein/mehrere geeignete Tablets (ggf. mit Tisch- oder Bodenständer). Es ist auch ein Notebook mit eingebauter oder angeschlossener Webcam geeignet. Dank moderner Webtechnologie spielt es heute keine Rolle mehr, ob man Android, Mac, iOS oder Windows verwenden. Geräte die in dieser Form genutzt werden nennt man Kiosk.

Erster Eindruck - Erscheinungsbild / Design

Passen Sie das Erscheinungsbild der Kiosk-Anwendung so an, dass Ihre Teilnehmer im Unternehmens- oder Event-Design begrüßt werden.

Bedingungen und Datenschutzakzeptanz, Check-In mit Unterschrift

Lassen Sie Ihren Teilnehmer wichtige Unterlagen oder Bedingungen (Stichwort: Datenschutzvereinbarung) beim Check-In bestätigen. Ist es nötig, können Sie zusätzlich den Teilnehmer auf dem Bildschirm unterschreiben lassen.

weiterführende und personalisierte Informationen

Bei einzelnen Eventformaten bietet es sich an, dem Teilnehmer beim Check-In weitere Informationen oder Aufforderungen zu geben. Dabei kann es sich um einen Terminhinweis oder die Weisung zu einem bestimmten Ort handeln, bei einem Galaabend könnte es eine Tischnummer etc. sein. So lassen sich auch Sonderfälle im Checkin-Verfahren souverän meistern.

Badges/Namensschild drucken

Tische voller vorgefertigter Namensschilder gehören der Vergangenheit an.Wenn für die Veranstaltung Badges oder Namensschilder benötigt werden, können diese bei der Anmeldung oder dem Check-In automatisiert ausgedruckt werden. Auch hier sollte das Event-Design wieder zum Einsatz kommen.

(Walk-In) Vor-Ort Registrierung

Ermöglichen Sie einem neuen Teilnehmer sich selbst vor Ort für die Veranstaltung oder auch einzelne Sessions anzumelden.

Sind Kiosksysteme bei einer Veranstaltung im Einsatz spricht nichts dagegen sie auch für verschiedene Situationen einzusetzen. Die Feedbackerfassung bietet sich so ebenfalls an, Tipps dazu geben wir unter: dem Publikum eine Stimme geben

Fazit

Zusammenfassend kann man sagen das ein Self-Service Check-In neben einer Reihe an Mehrwerten viele Prozesse beim Eintreffen der Gäste oder Teilnehmer unterstützen kann und gleichzeitig dabei Zeit & Kosten spart.
Gerade wenn Sie zusätzlich Informationen von Ihren Teilnehmern abfragen wollen oder es andere Besonderheiten bei Ihrem Event gibt bieten wir gern unsere Hilfe an und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.


Themen

Self-Service

Einlassmanagement

Kiosk

Badges/Namensschild

Besucherregistrierung

Zutrittskontrolle

Check-In mit Unterschrift

Produktempfehlung:

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Artikelempfehlung:

Einlassmanagement-App: Vorteile und Praxistipps



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