Dem Publikum eine Stimme geben – Tipps zur Feedbackerfassung

Das Teilnehmerfeedback in eine Veranstaltung aktiv einzubinden verspricht eine ständige Verbesserung Ihrer Veranstaltung. In der Vergangenheit hat sich dies oft schwierig und zeitaufwendig gestaltet, so dass nicht selten auf eine Feedbackerfassung verzichtet wurde. Erhebliche Vorteile der Publikumseinbindung bleiben so ungenutzt, dabei ist gerade ein digitales/papierloses Feedback ein wahrer „Zurückbringer“.

Sie als Veranstalter, ggf. auch Ihre Auftraggeber und Sponsoren erhalten durch die Möglichkeit des Live-Feedbacks wichtige Anhaltspunkte, wie man den Auftritt und die Präsenz zu Gunsten aller Beteiligten verbessern könnte. Auch einzelne Referenten erhalten so die Gelegenheit, die Meinung und die Wirkung auf die Teilnehmer Ihres Vortrages oder Workshops zu erfahren. Dabei kann man nicht nur von der schnellen Auswertung profitieren, zudem spart man auch Kosten durch den dadurch verminderten Gebrauch von Papier und Personal.

Doch welche Möglichkeiten bietet die Feedbackerfassung von Veranstaltungen heutzutage?

1. Umfragen & Feedbackoption in der Event-App

Wenn Sie sich dafür entscheiden Ihren Besuchern eine Event-App anzubieten liegt die Integration eines Feedbackforms nahe. Der App-Nutzer wird den schnelleren Zugriff auf die Feedback-Möglichkeiten begrüßen, denn im Gegensatz zu dem gewöhnlichen A4-Papierfragebogen kann das Feedback in der App schnell und unkompliziert abgegeben werden.

App-Anbieter unabhängig stehen die Kosten gegenüber dem Nutzen im positiven Verhältnis, denn die Umsetzung der Meinungsfunktion ist mit einem eher geringen Aufwand verbunden.

Qvent Tipp: „5 x 5“ Es bietet sich besonders die 5-Fragen-Variante an, mit der man durch die Vergabe von 5 Sternen seine Meinung schnell kundtun kann.

Es gibt natürlich die Möglichkeit dieses Wertungssystem durch kurze Kommentartexte zu erweitern oder auch die Option zwischen mehreren und einzelnen Antworten auszuwählen. Allerdings sollte dabei der Fokus auf die Bedienbarkeit und Darstellung gelegt werden, denn ausschweifende Feedback-Bögen könnten gewissermaßen auch eine Beantwortungs-Unlust auslösen.

Qvent Tipp: vermeiden Sie, wenn möglich, offene Fragen. Die Texteingabe am Smartphone schreckt einzelne Teilnehmer ab, zudem erleichtern Sie sich mit Auswahlfragen die spätere Auswertung.

2. Forum und öffentliche Pinnwand in der Event-App

Sollten Sie vorhaben den Besuchern eine Plattform zum gegenseitigen Austausch zu schaffen könnte das durch eine App-eigene Pinnwand erreicht werden. Auch wenn in diesem Fall nur ein Teil der Kommentare als Feedback für Sie als Veranstalter von Bedeutung ist, so lassen sich wertvolle Informationen gewinnen. Hier kann es zu einer offenen Diskussion zur Veranstaltung kommen und schließlich haben Sie hier die Fragen nicht gestellt.

Tipp: Beachten Sie dabei bitte immer: öffentliche Meinungsbekundung kann auch harsche Kritik bedeuten. Dabei müssen Referenten, Sponsoren, Aussteller und andere Beteiligte nicht immer im besten Licht stehen. Ein Forum und auch eine Pinnwand muss ggf. moderiert werden.

3. Feedbackerfassung im direkten Interview

Um das Stimmungsbild noch detaillierter erfassen zu können eigenen sich gezielte Befragungen, die den zusätzlichen Nutzen von Besucher- oder Teilnehmernähe mit sich bringen. Dazu benötigen Sie ein geeignetes Personal, welches sich durch die Veranstaltungsräume fragt, bekommen dafür aber zusätzlich wichtige Informationen. Denn besonders Personen die sich auf ein Interview einlassen werden dem Veranstalter detaillierte Antworten geben.

Tipp Nr.1: Gezielte Fragen zu einzelnen Programmpunkten sind, gerade wenn es sich um eine große Anzahl handelt, in der App besser aufgehoben.

Tipp Nr.2: Besonders hilfreich ist es, wenn die Interviewer namentlich beim Interview erfasst wird, so kann er dem Eventteam noch einmal eine detailliertere Auskunft über die Besucher und deren Meinungen schildern.

Mit der Q|feedback-App bieten wir das optimale Werkzeug zur Erfassung der Interviews mit einem Tablet an. Damit verringert sich der Zeitaufwand bei der Auswertung auf ein Minimum.

4. Veranstaltungshomepage/ Social Media

Inwieweit es verlockend ist die Feedbackfragen zusätzlich Ihrer Event-Webseite anzubieten überlassen wir gerne Ihnen.

Offenen Fragen in sozialen Netzwerken bergen allerdings die Gefahr, dass die geschriebenen Beiträge nicht schnell genug kontrolliert werden können und somit die Meinungsfreiheit von manchen Teilnehmern und Besuchern anderweitig genutzt werden könnte.

Einfache Auswertung

Die Auswertung gestaltet sich dank eines geeigneten Systems genauso einfach wie die Dateneingabe: Ohne mit großem Aufwand alles manuell auszuwerten, kann ein System die Daten in eine gewünschte Übersicht zusammenfassen. Besonders wichtig ist das bei quantitativen Untersuchungen, beispielsweise das Gesamtbild über alle Programmpunkt. Sollte dabei einer besonders herausstechen, kann man dank den Kommentaren der Teilnehmer einen Einblick in die individuellen Meinungsbilder erhalten.

Motivation und Feedbackaufruf

Wichtig: die reine Existenz eines Feedbackformes in der App reicht nicht aus. Weist aber der Moderator/Referent (gern auch mehrfach) auf diese Art der Mitwirkung des Publikums an dem Event hin, steigt die Stimmanzahl deutlich. Werden zudem zur und nach der Veranstaltung entsprechenden Nachrichten an die Nutzer gesendet gibt auch der Teilnehmer noch seine Stimme ab, der es sonst sicher vergessen hätte.

Tipp: Ist ein abgegebenes Feedback mit einem Gewinnspiel verbunden, wird dies mit Sicherheit die Nutzung und die Anzahl der Stimmen in die Höhe treiben. Sprechen Sie dazu doch einen Ihrer Sponsoren oder Aussteller an.

Publikumspreis „Best-Paper-Award“

Geschieht die Stimmabgabe und die Auswertung noch zur Laufzeit Ihrer Veranstaltung ergeben sich neue und spannende Eventformate. Welcher Referent hätte nicht gern einen Preis der durch sein Publikum ermittelt wurde. Durch die Live-Auswertung ist dies schnell und unkompliziert möglich.

Fazit

Bedenken Sie bitte, dass trotz der Möglichkeit, mit Webseite, App und Interview ein erweitertes Feedback zu erhalten die Fragen sich gleichen sollten. Nur so erhalten Sie schnell eine einheitliche Auswertung. Um bei Veranstaltungsreihen einen Trend ablesen zu können sollte die Fragen zudem mit denen der Vorgängerveranstaltung im Einklang sein.

Nutzen Sie die Beratung des Qvent-Teams, um für die Feedback-Quellen eine einheitliche Auswertung zu schaffen und somit den Datensalat zu umgehen.

Wie Sie sehen ist es heutzutage ein Kinderspiel, seinen Besuchern die - für Sie wichtige - Meinungsumfragen in die Hände zu legen. Das gute Gewissen, ein paar Bäume vor der Verarbeitung zu Papier geschützt zu haben, ist nicht nur für „greenevents“ von Bedeutung und sollte Sie über die Option eines digitalen Feedbacks nachdenken lassen.

von Thomas Wagner & Johanna Siegemund - 2014