Es sollte beim Check-In der Eventteilnehmer keine Rolle spielen ob ein Smartphone/Tablet mit Kamera oder ein Desktop/Notebook mit QR-Scanner etc. zum Einsatz kommt. Auch ein Kiosk oder das besuchereigene Gerät ist je nach Event dafür geeignet. Welche Vor- und Nachteile sind uns dabei aufgefallen?
App?
Der Begriff App kommt in unserem Alltag häufig vor und war im Gepäck der schönen neuen „Smartphone- und Tabletwelt“. Im Grunde sind aber einfach Anwendungen wie es sie schon weit vorher gab. Und in unserem Fall sprechen wir von digitalen Tools zur Teilnehmererfassung als Teil des Teilnehmermanagement.
Definition Web-App & native Check-In-App
WebApp: (voll) lauffähig in jedem aktuellen Browser auf den gängigsten Geräten und Plattformen (Windows, iOS, Android)
native App: installiert via Play oder iTunes und ggf. auch Windows-Store (oder Download als Windowsanwendung)
Das ist stark vereinfacht beschrieben aber reicht an dieser Stelle aus.
Unterschiede, Vorteile & Nachteile
Das es kompliziert sei eine App aus iTunes oder Play zu installieren würden wir nicht gelten lassen, ABER: uns sind schon mehrfach Situationen untergekommen bei denen ein Gerät (häufig Leihgerät) noch gar keinen Zugang zum Store hatte, das ist dann sehr ärgerlich besonders bei einer großen Anzahl an Geräten.
ODER: Geräte sind im Unternehmenspool vorhanden, aber es dürfen keine fremden Apps installiert werden. Oft verhindert durch eine Richtline der IT-Abteilung o.ä. Ein K.O. gerade, wenn es erst kurzfristig bemerkt wird.
Immer bezogen auf diesen Anwendungsfall ist der Unterschied zwischen Web-App & nativen App gering. Native Apps lassen den Entwickler auf fast alle Gerätefunktionen Einfluss nehmen. Für eine App die ggf. über lange Zeit QR-Code scannt kann man gezielt den Energiebedarf optimieren. Auch eine direkte Verbindung zu Druckern können nur diese App‘s herstellen.
Die Flexibilität der WebApp macht sie an der Stelle zum klaren „Gewinner“, es spielt schlicht keine Rolle womit man sie nutzt.
Technik, Geräte und -art mischen
Ist man auf ein Gerätetyp nicht festgelegt kann man diese im Einsatz frei mischen. So lässt sich ein (Trouble) Counter mit Notebook, ein iPad oder Android-Tablet und ein beliebiges Smartphone zeitgleich zur Ticketerfassung oder Personenerfassung verwenden. Selbst ein Kiosk oder ein Self-Check-In der Besucher mit ihrem eigenen Smartphone lässt sich je nach Eventformat damit kombinieren.
(externe) Kamera, Handscanner, Scanstation etc.
Zur Erfassung von QR-Codes oder auch Barcodes gibt es neben der Smartphone-Kamera auch Alternativen. An einem Desktop/Notebook kommt häufig ein USB- oder funkbasierter Handscanner (2,4GHz) zum Einsatz, diese gibt es auch als Station vergleichbar mit dem Scanner an den Supermarktkassen. Selbst ein Tablet kann neben seiner Kamera auch verbundene Scanner verwenden, wobei es dann möglichst eine Bluetooth-Verbindung sein sollte.
Achtung: bei den Gerätebezeichnungen auf „2D“ oder explizit auf QR-Code-Funktion achten denn es gibt viele oft ältere Geräte die nur mit Barcodes funktionieren!
Generell ist die Funktionsweise der Scanner simpel denn sie simulieren immer eine Eingabe als wäre sie mit der Tastatur getippt. Die App oder Browseranwendung muss dann die Eingabe in dieser Form aber auch verarbeiten können.
Fazit
Wir haben mit Qentry von allen Fesseln befreit es gibt keine App mehr im Store und benötigt wird nur noch ein Gerät mit Browser – Fertig. Mit kabellosen/kabelgebundenen Handscannern, stationären Scannern sind wir kompatibel und der Ausdruck von Badges und sonstigen Dokumenten lösen wir ohnehin dezentral.
von Thomas Wagner - Oktober 2020