Mit unserem Einlassmanagementsystem organisierst und optimierst du den Zugang zu deinen Veranstaltungen ganz einfach. Mithilfe von E-Tickets mit integriertem QR-Code kannst du lange Warteschlangen vermeiden oder deutlich verkürzen. Auf Wunsch lassen sich auch direkt vor Ort Namensschilder drucken.
Mobile Flexibilität ohne Extrakosten
Unsere App läuft auf herkömmlichen Smartphones und nutzt die eingebaute Kamera – so entfällt die Investition in teure Spezialgeräte. Zusätzlich bieten wir Lösungen für den Druck von Namensschildern mit Standardtechnik an. Ein großer Vorteil: Dank der Echtzeit-Anzeige behältst du stets den Überblick über den Besucherfluss.
Die Anwendung läuft immer über den Browser und ist nicht auf ein Smartphone beschränkt. Wenn du erwartest, dass viele Personen zusätzlich erfasst oder Daten häufig geändert werden, empfiehlt sich die Nutzung eines Notebooks oder eines anderen Geräts mit Tastatur – das ist deutlich komfortabler. Ist ein QR-Scanner mit einem normalen Computer verbunden, steht dieser einem Smartphone in nichts nach und ist insbesondere für den Badgedruck oft die bessere Lösung – wir verleihen solche Geräte, sprich uns dazu einfach an.
Schritt 1: Gästeliste & E-Ticketversand
Gästeliste erstellen: Erfasse alle Teilnehmer oder exportiere die Liste aus deinem Ticketsystem.
Datenimport: Lade die Gästeliste in dein Einlassmanagementsystem.
E-Mail-Vorlage konfigurieren: Richte den Versand der E-Tickets ein – jedes Ticket enthält einen individuellen QR-Code.
Versand: Sende die Einladungen wenige Tage vor der Veranstaltung.
Tipp: Markiere besondere Gäste (z. B. Referenten oder VIPs), damit dein Check-In-Team diese sofort erkennt.
Schritt 2: Check-In vorbereiten
App-Installation: starte die Einlass-App auf allen eingesetzten Smartphones. Den Link erhälst du von unserem Team eine Installation IST NICHT NÖTIG.
Zugangsdaten verteilen: Sorge dafür, dass deine Mitarbeiter ihre Zugangsdaten erhalten oder diese direkt in der App hinterlegt sind.
Technik-Check: Teste vor Ort die WiFi-Verbindung und führe einen Probescan durch, um Funktionalität und Lichtverhältnisse zu prüfen.
Ausrüstung: Achte darauf, dass alle Geräte voll aufgeladen sind und immer genügend Ladegeräte zur Hand liegen.
(optional) Schritt 3: Badgedruck vorbereiten
Technik einrichten: Falls du Namensschilder drucken möchtest, richte einen Rechner (Notebook/PC) und einen kompatiblen Drucker ein.
Druckvorlage abstimmen: Passe in der Software die Druckvorlage auf deinen Drucker und das verwendete Papier an.
Support: Solltest du Fragen haben, hilft dir unsere Hotline schnell und kompetent weiter.
Schritt 4: Veranstaltung starten
QR-Code-Check-In: Beim Einlass zeigt der Gast seinen QR-Code direkt auf dem Smartphone oder legt ein ausgedrucktes Ticket vor.
Manuelle Erfassung: Falls kein Code vorliegt, kannst du die jederzeit abrufbare Gästeliste nutzen, um den Gast manuell zu erfassen.
Flexibilität: Weitere Teilnehmer lassen sich vor Ort unkompliziert registrieren.
Badgedruck: Optional werden direkt vor Ort Namensschilder gedruckt und an den Besucher übergeben.
Schritt 5: Auswertung
Berichte exportieren: Nach der Veranstaltung stehen dir detaillierte Berichte und Listen zur Verfügung, die du exportieren kannst.
Analyse: So erhältst du einen klaren Überblick darüber, wer anwesend war und wer nicht.
Mit dieser Anleitung stellst du sicher, dass der Einlass deiner Gäste reibungslos und stressfrei abläuft – von der Vorab-Versendung der QR-Codes bis zur abschließenden Auswertung. Viel Erfolg bei deiner nächsten Veranstaltung!