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Welche Vorteile erhält ein Veranstalter mit einer App beim Einlass, wie kann es technisch umgesetzt werden und was ist zu beachten? Wir bringen etwas Licht ins Dunkel...

Gedruckte Gästelisten sind nicht zeitgemäß, sehr unflexibel und ab einer bestimmten Teilnehmeranzahl ist das Blättern und Suchen einfach zu zeitaufwendig. Liegt die aktuelle Teilnehmerliste auf einem Mobilgerät vor, kann das Eventteam schnell die Personen erfassen und es werden lange Schlangen beim Check-in vermieden oder reduziert.

Soll zudem ein Scancode bei der Besucherregistrierung oder der Zutrittskontrolle verwendetet werden geht das noch schneller, denn selbst die Frage nach dem Namen (wurde er auch richtig verstanden) entfällt . Dabei gibt es eine Reihe an technischen Details, die wir Ihnen in diesem Artikel etwas näher bringen wollen.

Die Gründe, eine Einlassmanagement-App für Ihre Veranstaltung einzusetzen sind vielfältig und hier kurz zusammengefasst:

Vorteile für das Eventteam

Eine schnelle und komfortabel Teilnehmererfassung mit Hilfe einer digitalen und damit durchsuchbare Teilnehmerliste oder Gästeliste
Sicherheitsrelevante Zutrittskontrolle z.b. bei Veranstaltungen mit ausschließlich geladenen Gästen
Einlasskontrolle bei Veranstaltungen in Veranstaltung, z.B. Workshops
Live-Dashboard mit Echtzeitdaten, Kontingente und Raumauslastung überwachen
Automatische Erstellung vom Teilnahmenachweis/Bestätigungen pro Person (speziell für Medizinerkongresse relevant)
statistische Erhebung wie zum Beispiel die Differenz zwischen Anmeldung und tatsächlicher Teilnahme
und vieles mehr...

Skeptiker sehen in dieser Art der Teilnehmererfassung einen Nachteil: den menschlichen Aspekt.
Nicht jeder möchte von einer Person mit Smartphone in der Hand Empfangen oder gar von ihm „gescannt“ werden. Wir wollen diesen Einwand nicht abtun, Sie müssen es selbst für Ihre Veranstaltung und dem damit verbundenen Personenkreis entscheiden.

Gerade bei erstmaligen Einsatz einer App, erweist es sich nützlich beim Einlass das Befinden der Teilnehmer zu beobachten und gleich mit der App zu erfassen und später auszuwerten.

technische Umsetzung

Bedingung an die Teilnehmerdaten

Alle Geräte die bei der Erfassung verwendet werden sollen benötigen die Teilnehmerliste, die alle für die Erfassung relevanten Daten enthält. Siehe weiter unten: Datenschutz
Die Daten können dabei ggf. nur ein Teil der gesamten Buchungen enthalten, ggf. reicht bei einer anonymen Erfassung der Code und die gebuchten Programmpunkte aus. Das Dashboard kann mit diesen Informationen wieder vollständige Datensätze generieren. Für einen Im- und Export sind Excellisten meist das geeignete Format.

Barcode vs. QR-code

Sowohl QR- als auch Barcode haben unterschiedliche Formate bzw. Typen die in der Mehrheit von der App auch unterstützt werden, aber nicht alle sind unbedingt geeignet. Grundsätzlich sind QR-Codes flexibler und besser lesbar als Barcodes. Hier können Sie gern auf unsere Erfahrung zurückgreifen, sprechen Sie uns bei Fragen an.

Netter Nebeneffekt, ein QRcode kann beim Scan durch den Teilnehmer/Besucher selbst, auf die EventApp führen, wenn sie diese anbieten.
In gedruckter Form ist ein QR-Code ab 1,5-2cm Seitenlänge geeignet, ein Barcode wird etwas breiter benötigt. Er lässt sich auch direkt als E-Ticket am Display des Smartphones des Teilnehmers ablesen, wobei hier Barcodes sehr ungeeignet sind.

geeignete Geräte für die Erfassung

Tablet oder Smartphone ist irrelevant, allerdings sind Geräte ab 8“ doch etwas unhandlich.

Es sind alle Geräte von Apple der letzten 2-3 Generationen geeignet. Auch ein verhältnismäßig günstiger Ipod (Achtung es gibt wenige Geräte OHNE Kamera) kann zum Einsatz kommen, er ist allerdings nur offline oder in einem WLAN nutzbar.

Android-basierte Geräte der letzten Jahre sind ebenfalls geeignet, hier ist die Kameraqualität entscheident. Gerade sehr günstige Geräte sparen leider bei der Kamera und sind oft nicht optimal.

Windows-Mobile Geräte (meist Nokia oder Heute direkt von Microsoft) bieten erst ab der Mittelklasse gute Kameras. Da die günstigen Einstiegsgeräte keine guten Ergebnisse lieferten haben wir uns damit (vorerst) nicht weiter beschäftigt.

Fazit hier: Geräte mit einer guten Kamera, die auch einen Autofokus bieten, liefern gute Ergebnisse und das herstellerunabhängig.

Sollten Sie die Geräte anmieten können Sie darüber nachdenken die Kosten mit einer zusätzlichen Feedbackerfassung mit diesen Geräten zu kompensieren.Mehr dazu erfahren Sie hier...

Faktoren welche die Funktion zusätzlich beeinflussen

- Die ggf. im Gerät verbaute LED-Fotoleuchte wirkt sich oft negativ auf den Autofokus aus und ersetzt gute Lichtverhältnisse bei der Besuchererfassung vor Ort nicht.

- Soll der Code von einem Badge abgelesen werden, beeinflusst die Materialoberfläche zb. bei Spiegelung die Lesbarkeit des Codes. Wir haben dabei festgestellt: die Erkennung kann sich dabei sogar verbessern.

- Kommt der Code vom Papier, ist die Druckqualität, gerade bei Labeldrucker vor Ort am Einlass/ Counter weiterer Faktor. Druckt der Teilnehmer seine Anmeldebestätigung selbst raten wir von Barcodes grundsätzlich ab, QRcodes sind hier deutlich geeigneter.

Planen Sie die Beleuchtung und testen Sie den Code wie er später zum Einsatz kommen wird ausgiebig.

Online/Offline - Hotspot

Damit die Geräte immer über aktuellen Daten verfügen und die „gescannten“ Teilnehmer auch an das System zurück melden können, benötigten sie eine ständige Internetverbindung. Das wäre der Optimalfall. Aber nicht immer gewährleistet ist die Mobilfunknetzabdeckung, das Vorhandensein eines WLANs und dessen Verbindungsqualität, so kann auch ein Offlinebetrieb erforderlich werden. Gibt es mindestens einen Hotspot (einem ausgewählten Punkt an dem alle Geräte eine Internetverbindung aufbauen können) kann damit ebenfalls gearbeitet werden. Hier werden alle Daten abgeglichen. Die zu übertragende Datenmenge ist meist klein und die Internetgeschwindigkeit weniger von Bedeutung.

Leider werden die Daten im Offlinebetrieb nicht in Echtzeit an das System und damit an das „Dashboard“ übertragen, sondern ggf. zeitlich verzögert.

Datenschutz

Auch wenn es Eventformate gibt die auf personenbezogene Daten verzichten können, weil sie lediglich die Ticketgültigkeit & Zutrittsberechtigung prüfen, ist der Datenschutz immer relevant.

Ein QR-Code darf niemals Personendaten enthalten. Eine Teilnehmernummer ist hingegen anonym wenn sie verschlüsselt und nicht fortlaufend ist, denn sonst können andere leicht erraten werden. Der oben erwähnte Link zur Event-App ist hier eine Ausnahme.

Alle Erfassungsgeräte sollten vor fremden Zugriff sorgsam geschützt werden. Die App selbst muss nach dem Event von allen Geräten beaufsichtigt entfernt werden. Bitte hier den vorherigen Datenabgleich nicht vergessen, andernfalls wären sie unwiederbringlich verloren.

Tipps aus der Praxis

Kombinieren Sie möglichst ein vorhandenes WLAN zusätzlich durch eine „Mobilfunklösung“ um bei einem Netz-Ausfall handlungsfähig zu bleiben.

Gleichen Sie die Daten im Offlinemodus möglichst häufig ab, selbst wenn Sie die Daten nicht in Echtzeit benötigen. Ein Gerätedefekt oder Verlust hat sonst schwere Folgen.

Sorgen Sie für eine optimale Energieversorgung der „Scanner“. Da die Bildschirme ununterbrochen eingeschaltet sind und die Kamera zusätzlich Engergie benötigt, die Laufzeit sinkt dabei deutlich. Ein Ladegerät pro Gerät, in unmittelbare Nähe des Ortes an dem die Teilnehmer erfasst werden, ist Pflicht.


Themen

durchsuchbare Teilnehmerliste

Gästeliste

Check-in

Besucherregistrierung

Zutrittskontrolle

Einlassmanagement-App

Teilnahmenachweis/Bestätigungen

Barcode

QR-code


Artikelempfehlung:

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