Welche Vorteile erhält ein Veranstalter mit einer App beim Einlass, wie kann es technisch umgesetzt werden und was ist zu beachten? Wir bringen etwas Licht ins Dunkel...
Gedruckte Gästelisten sind nicht mehr zeitgemäß, sehr unflexibel und ab einer bestimmten Teilnehmeranzahl ist das Blättern und Suchen einfach zu zeitaufwendig. Liegt die Teilnehmerliste auf einem Mobilgerät vor, kann das Eventteam schnell die Personen erfassen und es werden lange Schlangen beim Check-in vermieden.
Vorteile für das Eventteam
Die Gründe, eine Einlassmanagement-App für Ihre Veranstaltung einzusetzen sind vielfältig und hier kurz zusammengefasst:
Teilnehmerdaten & Datenschutz
Alle Geräte die bei der Erfassung verwendet werden sollen benötigen die Teilnehmerliste, die alle für die Erfassung relevanten Daten enthält. Die Daten können dabei ggf. nur ein Teil der gesamten Buchungen enthalten, zusätzliche Kategorien usw. enthalten.
Auch wenn es Eventformate gibt die auf personenbezogene Daten verzichten können, weil sie lediglich die Ticketgültigkeit & Zutrittsberechtigung prüfen, ist der Datenschutz immer relevant. Ein QR-Code darf niemals Personendaten enthalten. Eine Teilnehmernummer ist hingegen anonym wenn sie verschlüsselt und nicht fortlaufend ist, denn sonst können andere leicht erraten werden. Alle Erfassungsgeräte müssen vor fremden Zugriff sorgsam geschützt werden. Die App selbst muss nach dem Event von allen Geräten beaufsichtigt entfernt werden.
Tipps bei der Verwendung von QR-Codes
Grundsätzlich sind QR-Codes gut lesbar, die Teilnehmer kann das Verfahren und es gibt praktisch keinen Bedarf an Erklärung besser lesbar als Barcodes. In gedruckter Form ist ein QR-Code ab 1,5-2cm Seitenlänge geeignet. Er lässt sich auch direkt als E-Ticket am Display des Smartphones des Teilnehmers ablesen. Gute Lichtverhältnisse bei der Besuchererfassung vor Ort begünstigen die Erfassung, Lichtspiegelung sind aber zu vermeiden. Werden Namensschilder/Badges vor Ort mit QR-Code gedruckt, spielt auch ist die Druckqualität (gerade bei Labeldrucker) ebenso eine Rolle.
Die Alternativen: Barcodes kommen (zumindest in diesem Zusammenhang) heute kaum noch zum Einsatz und hätten auch keinerlei Vorteile. NFC ist unüblich, RFID-Karten benötigen spezielle Lesegeräte und eine App genügt dann nicht.
App aus dem Appstore oder im Browser
Nicht selten sollen Leihgräte oder Smartphones aus dem Unternehmenspool verwendet werden. Hier kann es vorkommen, dass nicht ohne weiteres eine App installiert werden kann/darf. Die Lösung ist dann eine Web-App die einfach im Browser ausgeführt wird. Bei der Teilnehmererfassung hat das später kaum nenneswerte Nachteile.
geeignete Geräte
Bei Apps aus dem Store spielt die Plattform (Apple oder Android) eine Rolle, Web-Apps ist das egal. Auch Tablet oder Smartphone ist irrelevant, allerdings sind Geräte ab 8“ doch etwas unhandlich und schwer. Vorteile haben große Geräte bei der Suche und Eingabe von Personen, auch ein Notebook am Counter kann nicht Schaden.
Selbst die günstigen Einstiegsgeräte fast aller Smartphon/Tablet-Hersteller sind gut zum Lesen von QR-Codes geeignen, wobei die Akkulaufzeit dann oft nicht die Beste ist. Da die Bildschirme ununterbrochen eingeschaltet sind und die Kamera zusätzlich Engergie benötigt ist das immer ein Thema. Ist der Zeitraum des Check-In ohnehin kurz, man verfügt über Reservegeräte oder es ergeben sich hin und wieder "Ladepausen", so muss man hier weniger darauf achten.
Internetverbindung
Damit ALLE Geräte immer über aktuellen Daten verfügen und die „gescannten“ Teilnehmer auch an das System zurück gemeldet werden können benötigten sie eine ständige Internetverbindung.So werden alle Daten kontinuierlich abgeglichen. Die zu übertragende Datenmenge ist dabei sehr klein und die Internetgeschwindigkeit oder ggf. limiertes Datenvolumen ist weniger von Bedeutung.Einzelne "Mobile-Hotspots" (WLAN<>Mobilfunk) können auch Standorte mit sonst schlechter Verbindung erreichbar machen.
Kombiniere möglichst ein vorhandenes WLAN zusätzlich durch eine Mobilfunkverbindung um bei einem Netz-Ausfall handlungsfähig zu bleiben. Bedenke: am Tag des Events kann das WLAN vor Ort stärker beansprucht und instabil werden!
Jedes Event ist einzigartig und hat oft auch Anforderungen die es von anderen Events unterscheidet. Wir können gezielt Anpassungen im Check-In-Prozess Einfluss nehmen und so viele Anforderung 1:1 abbilden. Sprich uns dazu an, wir beraten auch gern...
von Thomas Wagner - März 2018 (Update November 2022)