Immer mehr Veranstaltungen nutzen digitalen Check-In via QR-Code – doch das Einlassmanagement bietet weit mehr als nur die Erfassung der Teilnehmer. Es umfasst eine Vielzahl von Funktionen, die dazu beitragen, das Event reibungsloser, sicherer und erfolgreicher zu gestalten.
Hier sind einige der wichtigsten Mehrwerte:
Sicherheit und Zugangskontrolle
Prüfung und Entwertung: Die Kernaufgabe des Einlassmanagements besteht in der Prüfung der Gültigkeit von Tickets und gegebenenfalls deren Entwertung, sowohl bei kostenpflichtigen als auch bei kostenfreien Events. Der Check-In erfolgt über Smartphones oder bei späteren Events mittels Namensschild mit QR-Code.
Authentifizierung: Je nach Eventformat kann die Buchung zusätzliche Einflüsse auf die Teilnahme haben, z.B. bei einzelnen Vorträgen, Workshops oder Abendveranstaltungen. Im Verlauf der Veranstaltung kann das Ticket also erneut überprüft werden. Das Einlassmanagement sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen Zugang zur Veranstaltung erhalten.
Zugriff auf exklusive Bereiche: Verwaltung des Zugangs zu speziellen Zonen oder Sessions für VIPs oder bestimmte Teilnehmergruppen.
Echtzeitüberwachung: Überwachung der Zugänge in Echtzeit, um die Anzahl der anwesenden Personen zu kontrollieren und potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren.
Notfallmanagement: Ermöglicht eine schnelle Evakuierung und stellt genaue Teilnehmerlisten im Falle eines Notfalls bereit.
Effizienzsteigerung und Automatisierung
Schnellere Abwicklung: Automatisierte Prozesse beim Einlass reduzieren Wartezeiten und sorgen für einen fließenden Einlass, was die allgemeine Zufriedenheit der Teilnehmer erhöht.
Namensschilder und Dokumenten drucken: Der Live-Druck von Badges bietet eine Reihe von Vorteilen. Mehr dazu findest du hier: Namensschilder mit QR-Codes: Vorteile und Mehrwerte für Veranstaltungen.
Networking: Kontaktdaten können via QR-Code ausgetauscht oder Leads für Aussteller erfasst werden. Weitere Informationen dazu sind hier zu finden: Lead-Tracking mit QR-Codes auf Messen.
Eventspezifische Prozesse: Vorab definiert Effekte können beim Eintreten Ereignisse ausgelöst werden. Ein häufiges Beispiel ist die Benachrichtigung des Teams, wenn eine Person ankommt.
Praxistipp: Ein zuständiger Vertreter kann seine Kunden direkt in Empfang nehmen, nachdem der Check-In erfolgt ist.
Daten und Analyse
Teilnehmeranalyse: Sammlung von Daten über die Teilnehmer, wie z.B. Ankunftszeit, Besuchsfrequenz und Verweildauer. Diese Daten können genutzt werden, um zukünftige Veranstaltungen besser zu planen und zu optimieren.
Praxistipp: Dem Referenten kann eine Teilnehmerliste zur Verfügung gestellt werden, die zeigt, welche Personen tatsächlich bei seinem Vortrag oder Workshop anwesend waren.
Echtzeitberichte: Echtzeitdaten über die Anzahl der Anwesenden, die Verteilung der Teilnehmer im Veranstaltungsort und andere relevante Informationen.
Folgekommunikation: Basierend auf den gesammelten Daten kann gezielte Nachverfolgungskommunikation erfolgen, wie z.B. Danksagungen, Feedback-Umfragen oder personalisierte Angebote.
Diese Mehrwerte zeigen, dass modernes Einlassmanagement weit über den einfachen Teilnehmer-Check-In hinausgeht und einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg einer Veranstaltung haben kann.von Thomas Wagner - August 2024