Die Organisation von Messen, Seminaren, B2B-Events und Firmenfeiern erfordert ein effizientes Einlassmanagement. Eine moderne Einlassmanagementsoftware mit App und QR-Codes beschleunigt Prozesse, erhöht die Sicherheit und verbessert das Erlebnis für alle Beteiligten.
QR-Codes als Eintrittsschlüssel
Der Einsatz von QR-Codes macht den Check-in schnell und fehlerarm.
- Tickets werden nach Anmeldung oder kurz vor dem Event per E‑Mail versendet.
- Am Einlass reicht das Vorzeigen des QR-Codes in der App oder auf Papier.
- Warteschlangen und manuelle Listen entfallen, die Registrierung erfolgt sofort.
Badgedruck vor Ort
Vor Ort können personalisierte Badges gedruckt werden, um Identifikation und Networking zu erleichtern.
- Name, Unternehmen, Standort und Abteilung sind sichtbar.
- Fördert Gespräche und Vernetzung zwischen Teilnehmern, Ausstellern und Mitarbeitern.
Notwendigkeit der Personenerfassung
Die Erfassung von Teilnehmerdaten ist aus organisatorischen, rechtlichen und sicherheitsrelevanten Gründen erforderlich.
- Bezahlte und unbezahlte Tickets: Transparenz und saubere Abrechnung bei kostenpflichtigen Events.
- Steuerliche Anforderungen: Dokumentation von Teilnehmerzahlen und -arten.
- Brandschutz und Sicherheit: Aktuelle Personenzahl im Gebäude für Notfälle.
- Zielgruppenanalyse: Bessere Planung durch Informationen zu Standort, Abteilung und Rolle.
- Teilnahmestatus (Show/No-Show): Optimierung von Auslastung, Catering und zukünftiger Planung.
Zusatzinformationen zu Personen
Relevante Attribute können bereits bei der Anmeldung abgefragt werden.
- Standort und Abteilung.
- Rolle: Mitarbeiter, Aussteller, Gast.
- Interessen und Anmeldung zu Programmpunkten.
Workflow: Vom Ticketversand über Einlass zur Auswertung
- Ticketversand: Automatischer Versand des QR-Tickets kurz vor dem Event oder direkt nach der Anmeldung; letzte Informationen wie Anreise und Parken werden mitgeteilt.
- Check-in: QR-Code scannen, Daten werden erfasst, optional Badgedruck; automatische Benachrichtigung an Organisation oder Ansprechpartner bei Ankunft; aktuelle Teilnehmerdaten unterstützen Zutrittssteuerung und Sicherheit.
- Auswertung: Reports zu Anmelde- und Teilnahmequoten, Besuchszeiten und Zielgruppenverteilungen; Basis für messbaren Erfolg und Optimierung künftiger Veranstaltungen.
Einlassmanagementsoftware mit App, QR-Codes und Badgedruck erfüllt rechtliche Anforderungen, erhöht die Sicherheit und schafft Mehrwert für Veranstalter und Teilnehmer. Sie ist der Schlüssel zu professionellen, effizienten und erfolgreichen Events.