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Mit Q|entry können Veranstalter den Einlass Ihrer Gäste/Teilnehmer organisieren und optimieren. Ziel ist die Vermeidung oder Verkürzung von Warteschlangen am Eingang mit Hilfe von E-Tickets mit QR-Codes.

Q|entry ist eine App für herkömmliche Smartphones und nutzt die eingebaute Kamera. So ist keine Investition in teures Einlass-Equipment nötig. Hilfreicher Nebeneffekt: die Echt-Zeit-Anzeige gibt jederzeit und aktuell einen Überblick über die Besucher der Veranstaltung.

So läuft der Prozess mit Q|entry optimal ab:

Schritt 1. Gästeliste & E-Ticketversand

Als Basis muss eine Gästeliste erstellt oder aus dem Ticketsystem exportiert werden. Im zweiten Schritt muss diese Liste in das Q|entry-System importiert und die Email-Vorlage erstellt werden. Anschließend erfolgt der Versand an alle Gäste/Teilnehmer, der QR-Code ist hier enthalten. Es genügt dies wenige Tage vor dem Event zu erledigen.

Tipp: Referenten, VIPs usw. können hinzugefügt und markiert werden. So Das Checkin-Team kann diese dann leicht erkennen und bei der Ankunft der Person darauf entsprechend reagieren.

Schritt 2. Check-in vorbereiten

Nun muss die App auf allen Geräten installiert und die Zugangsdaten dem Mitarbeiter mitteilt oder in der App fest hinterlegt werden. Es empfiehlt sich die WiFi-Verbindung vor Ort testen und einen Testscan zu machen. Nur so kann man die Funktion und zum Beispiel auch die Lichtverhältnisse etc. zu prüfen. Nicht vergessen: Alle Geräte aufladen und immer Ladegeräte bereit legen.

Schritt 3. Es geht los

Die Veranstaltungsgäste zeigen ihren QR-Code entweder direkt den auf dem Smartphone beim Check-In vor oder haben das Ticket ausgedruckt dabei. Auch ohne Code steht die Gästeliste dem Checkin-Team jederzeit zur Verfügung und der Teilnehmer/Gast kann erfasst werden.

Schritt 4. Auswertung

Im Q|entry stehen jederzeit Listen bereit die als Bericht aus dem System exportiert werden können und so der Auswertung dienen.


Themen

Gästeliste & E-Ticketversand mit QR-Codes

Referenten und VIPs

Check-in

Auswertung


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