Update Covid-19

Mit Q|entry können Veranstalter den Einlass Ihrer Gäste/Teilnehmer organisieren und optimieren. Ziel ist die Vermeidung oder Verkürzung von Warteschlangen am Eingang mit Hilfe von E-Tickets mit QR-Codes.

Q|entry ist eine App für herkömmliche Smartphones und nutzt die eingebaute Kamera. So ist keine Investition in teures Einlass-Equipment nötig. Hilfreicher Nebeneffekt: die Echt-Zeit-Anzeige gibt jederzeit und aktuell einen Überblick über die Besucher der Veranstaltung.

So läuft der Prozess mit Q|entry optimal ab:

Schritt 1. Gästeliste & E-Ticketversand

Als Basis muss eine Gästeliste erstellt oder aus dem Ticketsystem exportiert werden. Im zweiten Schritt muss diese Liste in das Q|entry-System importiert und die Email-Vorlage erstellt werden. Anschließend erfolgt der Versand an alle Gäste/Teilnehmer, der QR-Code ist hier enthalten. Es genügt dies wenige Tage vor dem Event zu erledigen.

Tipp: Referenten, VIPs usw. können hinzugefügt und markiert werden. So Das Checkin-Team kann diese dann leicht erkennen und bei der Ankunft der Person darauf entsprechend reagieren.

Schritt 2. Check-in vorbereiten

Nun muss die App auf allen Geräten installiert und die Zugangsdaten dem Mitarbeiter mitteilt oder in der App fest hinterlegt werden. Es empfiehlt sich die WiFi-Verbindung vor Ort testen und einen Testscan zu machen. Nur so kann man die Funktion und zum Beispiel auch die Lichtverhältnisse etc. zu prüfen. Nicht vergessen: Alle Geräte aufladen und immer Ladegeräte bereit legen.

Schritt 3. Es geht los

Die Veranstaltungsgäste zeigen ihren QR-Code entweder direkt den auf dem Smartphone beim Check-In vor oder haben das Ticket ausgedruckt dabei. Auch ohne Code steht die Gästeliste dem Checkin-Team jederzeit zur Verfügung und der Teilnehmer/Gast kann erfasst werden.

Ergänzung bezüglich der Coronavirus/Covid-19 Situation: Auch das Personal muss nun erfasst werden, eine Erfassung als erste Person im Raum ist ratsam. Das betrifft alle Mitarbeiter die im entsprechenden Zeitraum im Kontakt mit den Besuchern stehen.

Schritt 4. Auswertung

Im Q|entry stehen jederzeit Listen bereit die als Bericht aus dem System exportiert werden können und so der Auswertung dienen.

Ergänzung bezüglich der Coronavirus/Covid-19 Situation: Die schnellen und detaillierten Auswertungen sind dann die Grundlage für die Meldung an das Gesundheitsamt wenn es im Falle eines Falles die Daten anfordert.

von im

Themen

Teilnehmermanagement Coronavirus/Covid-19
Hygiene- und Abstandskonzept
Infektionsschutzkonzept
Nachweispflicht
Datenerfassung Gesundheitsamt
Gästeliste & E-Ticketversand mit QR-Codes
Referenten und VIPs
Check-in
Auswertung

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