Ein guter Programmplan gibt einen Überblick von der Keynote bis zur Kaffeepause. Hierbei hilft ein smartes Tool, um nicht nur den zeitlichen Ablauf, sondern auch alle Informationen bereitzustellen und dabei gleichzeitig andere Herausforderungen zu meistern.
Unzählige Autoren, Sprecher und Referenten halten Vorträge oder bieten Workshops an, oft zeitgleich, an verschiedenen Orten, in unterschiedlichen Sessions und Tracks, möglicherweise sogar über mehrere Tage hinweg... Bei einem vielfältigen und komplexen Programm kann man schon mal den Überblick verlieren. Wir beschreiben, was wir aus unserem Alltag im Eventmanagement kennen und bereits integriert haben. Wir sind noch lange nicht fertig und planen weitere Funktionen.
Unser Ziel ist ein Programmplanungstool für Ihre Veranstaltung, bei dem Sie Sessions, Sprecher und andere Programmdetails einfach hinzufügen und per Drag & Drop organisieren können. Das Tool bietet auch eine mobile App, mit der Teilnehmer das Programm einsehen, ihre eigene Agenda planen und stets auf dem Laufenden bleiben können.
Wer spricht da... und über was?
Auch bei der Planung einer überschaubaren Agenda kommen bereits viele Informationen zusammen: Inhalte, Biografien der Sprecher oder Referenten, möglicherweise auch deren Fotos und vieles mehr. In Verbindung mit einem Abstractmanagement-System wird dies ebenfalls vereinfacht, und hier im Programmplan laufen die Informationen dann zusammen und werden für den Teilnehmer übersichtlich aufbereitet.
(Last-minute) Änderungen
Nicht immer bleibt alles so, wie es einmal geplant war: Raumänderungen, neue Sprecher oder abgesagte Vorträge - entsprechende Markierungen im Plan sollten immer über entscheidende Änderungen informieren.
Anpassung, Integration und Veröffentlichung
Eine Anpassung an das Erscheinungsbild, wie Schrift und Farbe, ist wichtig, damit sie zum Event passt. Neben der Webseite oder Event-App wird das Programm auch heute noch oft gedruckt. Der Export als Excel-Tabelle ermöglicht die nötige Flexibilität. Teilnehmer drucken häufig ihr eigenes Exemplar, auch wenn ein umfangreiches Programm mehrere Seiten füllen kann...
Teilnehmerregistrierungen und Programmbuchungen
Mittelfristig sollen auch Platzkontingente, Teilnehmerregistrierungen und Ticketverkäufe direkt über die Plattform verwaltet werden können. Denn oft ist ein Programmplan für die Anmeldung der Teilnehmer sehr relevant, und Sie müssen hier auswählen können. Sind die Teilnehmerzahlen begrenzt oder gibt es Kontingente? Auch abhängig von der Teilnehmerbuchung kann ein Raumwechsel erforderlich werden. Das lässt sich im Planungstool nicht nur schnell erledigen, sondern eine auffällige Markierung macht die Änderung für alle Teilnehmer schnell sichtbar.
Persönliche Agenden und Zeitpläne
Das Erstellen einer persönlichen Agenda aus einem Programmplan bietet den Teilnehmern mehrere Vorteile. Sie können ihre Zeit effizient nutzen, Überschneidungen vermeiden, Pausen planen und sich auf die Veranstaltung vorbereiten. Wann muss ich wo sein? - Das ist damit geklärt.
Feedbackerfassung einzelner Programmpunkte
Je komplexer eine Veranstaltung ist, desto schwieriger gestaltet sich die Erfassung des Feedbacks zu einzelnen Vorträgen und Workshops. Hier hilft eine direkte Bewertungsoption im Zeitplan deutlich.
Wenn du nach einem Tool suchst, das eine Vielzahl von Funktionen bietet um die Planung Ihrer Veranstaltung zu vereinfachen, könnten wir hier eine gute Option für dich sein.
von Thomas Wagner - Juni 2023