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Das große Treffen der Bauingenieur-Fachschaften findet zweimal jährlich für Mitglieder aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Im Wintersemester 2014/15 mimten Studenten der Bauhaus-Universität Weimar die Gastgeber der Bauingenieur-Fachschaften-Konferenz. Und um als Gastgeber für eine entspannte Atmosphäre zu sorgen, führten sie erstmalig eine App ein.

Wenn sich Bauingenieur-Studenten aus dem gesamten deutschsprachigen Raum versammeln, klingt das zunächst nach einem großen organisatorischen Aufwand– Die Frage, die man sich damit zu beantworten erhoffte: Kann damit die kunterbunte Ansammlung an Bauingenieuren besser organisiert werden? Mutig und auf die Zukunft versiert, entschied sich das Organisationsteam der 84. Bauingenieurs-Fachschaften-Konferenz für die technologische Extra-Investition und gestaltete damit ein zeitgemäßes und aus Studentischer Sicht sehr praktisches Organisations-Helferlein: Die BauFaK-App. In Zusammenarbeit mit Qvent wurde in kürzester Zeit eine Webapp und eine App für Android-Geräte entwickelt, die nicht nur dem Organisationsteam, sondern auch den Teilnehmern die Arbeit erheblich erleichterte.

Anstatt langwieriger – und oft auch aufwendiger - Beschreibungsversuche reichte nun der einfache Satz „Das findet ihr alles in der App“ aus, um den Konferenz-Teilnehmern die benötigten Informationen zukommen zu lassen.

In einem stimmigen Schwarz-weiß-Design gestaltet, konnte man mit ein paar Handgriffen auf den Ablaufplan zugreifen, welcher ebenso wie die stattfindenden Arbeitskreise mit Notizfunktionen versehen waren, mit der man auch auf persönlich wichtige Informationen, die BauFaK betreffend, zugreifen konnte.

Besonders entlastend erwies sich die App auch bei dem Finden der Veranstaltungsorte: Diese wurden im Ablaufplan genannt und durch eine Karte angezeigt. Auch die Anfahrt wurde dank einer Stadtkarte veranschaulicht.

Zudem konnte man sich dank der Favoritenfunktion auch das Frage-Antwort-Spiel rund um die Thematik „Exkursionen“ ersparen: In einer Seite wurden alle angebotenen Ausflugsziele mit allen zusätzlich erforderlichen Informationen aufgeführt, bei Interesse konnte man sich diese Termine für eine Teilnahme vormerken.

Terminliche Änderungen, sowie weitere Anmerkungen wurden im News-Feature vermerkt. Somit waren die Veranstaltungsinformationen leichter und schneller vermittelbar und so wurde jeder Konferenz-Teilnehmer schon auf der Startseite der App über Änderungen informiert.

Ein neues Feature der Qvent-App wurde hier benutzt: Die neue „EventApp-Fernbedienung“ Q|remote half den Organisatoren, den Überblick zu bewahren. Somit konnte man die Nutzungsstatistik der App einsehen, Newseinträge und Benachrichtigungen direkt versenden, oder zeitlich planen. Zusätzlich ließ sich live das Teilnehmerfeedback beobachten, welches den Vorteil hat, dass man schon während der Veranstaltung darauf reagieren kann. Ganz zu Gunsten der Mobilität ist auch die Fernbedienung als Smartphone-App, auf die das Organisationsteam während den Veranstaltungstagen unabhängig von Lokalität und Uhrzeit zugreifen konnte.

Alles im Blick und Schaltzentrale in Händen. Nachrichten und Benachrichtigungen an die Teilnehmer haben den Ablauf verflüssigt.

Paul Debus
Organisationsteam BauFaK 2014

Ein weiteres Highlight war die,in der App integrierte, Pinnwand. Hier konnten sich alle Teilnehmer auf entspannte Art und Weise austauschen. Lob, Kritik und witzige Anmerkungen konnte man dann auf der virtuellen Pinnwand nachlesen, nachträglich ist diese Funktion auch perfekt für „hitzige Diskussionen“, die man dann auf schriftlichem Wege und für jeden nachvollziehbar führen könnte – eine Pinnwand, die zugleich als Inspirationsboard dienen könnte. Dass die App ihren Beitrag zur erfolgreichen Durchführung der Konferenz leistete, konnte man schon dort vernehmen: „[…] sehr gute Umsetzung!“ wurde dort beispielsweise geschrieben. Somit sorgte die App, auch aus Sicht des Organisationsteams dafür, dass eine entspannte Atmosphäre geschaffen wurde, die von der kunterbunten Ansammlung an Bauingenieuren sehr positiv angenommen wurde.

Der große Vorteil war, dass wir die meisten Fragen, die anfangs gestellt wurden mit der einfachen Aussage „Das findest du in der App“ klären konnten. Die Leute haben sich auch dank der Kartenfunktion nicht mehr in Weimar verlaufen und nach der anfänglichen Hektik haben die Teilnehmer die App vollständig angenommen und konnten dadurch auch die meisten Fragen mithilfe der BauFaK-App beantworten.

Paul Debus
Organisationsteam BauFaK 2014


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