Durch Schnelltests der Teilnehmer oder Gäste werden (unter zusätzlichen Auflagen) wieder Präsenzveranstaltungen möglich. Doch wie kann das Verfahren digital, zeitsparenden, datenschutzkonform und vor allem reibungslos in die Veranstaltung integriert werden?

Onlineanmeldungen, Einladung & spontane Teilnahme

Ein Onlineanmeldung und Einladungen mit vorherigem Einladungsmanagement, also Zu/Absage und Datenerfassung sind die Personeninformationen zur Kontaktierung vollständig erfasst und das macht den späteren Eventbesuch sehr unkompliziert. Ist das nicht möglich oder nicht vorgesehen müssen die Personen ihre Kontaktdaten angeben idealerweise erfolgt dies mit dem eigenen Smartphone. Der Scan eines QR-Codes genügt um zum entsprechenden Formular zu gelangen – eine App ist nicht nötig.

Zeitmanagement in der Teilnehmerverwaltung

Je nach Größe des Events, der Personenzahl oder den Rahmenbedingungen ist nun die Besuchszeit, die Dauer oder schon die Ankunftszeit eines Eventbesuchers von Belang. Das ist ein wichtiger Punkt in der Eventplanung und Basis für eine spätere technische Abbildung oder Unterstützung von Prozessen.

Persönliche Teilnehmer-ID mit QR-Code

Eine kurze Begriffserklärung im Vorfeld. Um die Person im weiteren Verfahren:

  • eindeutig zu identifizieren
  • Zugänge beim Event regeln
  • Zeiten erfassen
  • das Testergebnis zu hinterlegen
  • ist eine ID nötig.

    Die ID darf keinerlei Personendaten oder ähnliches enthalten – bei einer Nummerierung darf sie auch nicht fortlaufend sein. Erfordert der Prozess später die ID abzulesen oder einzugeben ist eine kurze Zeichenkette empfehlenswert. Eine DSVGO-konforme Datenverarbeitung ist so gewährleistet.

    Zutritt und Wartezeiten regeln

    Bei hoher Personenanzahl empfiehlt sich eine zeitliche „Entzerrung“ um gleichzeitigen Eintreffen und Wartezeit auf den Test zu vermeiden – definierte Zeitslots und Personenkontingente sind hier die Lösung.

    Check-In und Corona-Schnelltest

    Beim Eintreffen Ihrer Gäste erfolgt die Erfassung des QR-Codes der Person – in digitaler oder Papierform ist egal. Ist es für das Event wichtig kann hier zusätzlich eine Körpertemperatur oder Symptomabfrage erfasst werden.

    Nun schließt sich die Weiterleitung zum Schnelltest an, er benötigt natürlich neben der Zeit (i.d.R 15min) auch einen Raum der ggf. mit einer maximalen Personenzahl limitiert ist – dazu später mehr.

    Testergebnis erfassen und kommunizieren

    Liegt das Ergebnis vor benötigt das System lediglich die Teilnehmer-ID und das Ergebnis – das ist schnell erfasst und an dieser Stelle anonym. Die Eingabe ist für das Testteam so schnell erledigt, wenn der obenstehende Hinweis bei dem Format der ID beachtet wurde.

    Einlassinformation durch Infobildschirme: Die Fastfoot-Gastronomie macht es vor wie Wartezeiten verkürzt und Personen schnell und einfach weitergeleitet werden können. Große Bildschirme informieren über vorliegende Ergebnisse und Informieren, wenn Personen eintreten oder sich an bestimmte Orte einfinden sollen. Ebenso können so auch der Ablauf der 15minütigen Dauer des Tests verarbeitet werden.

    OhNo – ein Positivfall

    Auf den Fall, dass eine Person positiv getestet wird muss man vorbereitet sein und ein diskretes Verfahren zur Reaktion dafür vorsehen. Ein gesicherter Raum und eine ebenso gesicherte und vorab festgelegte Kontaktperson sollten die Person informieren und ggf. über folgende Schritte aufklären.

    Zutritt- und Raumlimits

    Eine Personenerfassung ermöglicht eine recht genaue Einhaltung von Limitierung. Diese „Nebeneffekt“ der genauen Erfassung kann hier gezielt genutzt werden. Ein Dashboard gibt jederzeit Klarheit über die Check-in’s und Check-out’s.

    Mit einen Einlassstop kann darauf entsprechend reagiert werden bzw. kontrolliert eingegriffen werden.

    Individuelle oder geänderte Rahmenbedingungen

    Jedes Event ist etwas anderes, eine Software sollte sich auch flexibel daran anpassen – so unser Motto. Auch ändern sich aktuelle schnell die Vorgaben und Hygienekonzepte müssen entsprechen geändert werden – auch dann muss das Tool wieder „passen“.

    Wir unterstützen bereits in der Planungsphase Ihres Events und bieten dann gezielt die richtigen technischen „Helferlein“ an. Kommen Sie bei Fragen einfach auf uns zu – wir freuen uns darauf.

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