Schon die Onlineanmeldung und ein digitales Einladungsmanagement ist eine Herausforderung für Veranstaltungen in der aktuellen Coronasituation. Digitale Tools unterstützen bei der Einhaltung von Teilnehmerlimitierung und ermöglichen Steuerung der Besuchszeiten, ganz nebenbei erfasst es noch die Personendaten.

Besucherlimitierung

Ein Onlineanmeldung und Einladungen mit vorherigem Einladungsmanagement, also Zu/Absage und Datenerfassung sind die Personeninformationen zur Kontaktierung vollständig erfasst und das macht den späteren Eventbesuch sehr unkompliziert. Ist das nicht möglich oder nicht vorgesehen müssen die Personen ihre Kontaktdaten angeben idealerweise erfolgt dies mit dem eigenen Smartphone. Der Scan eines QR-Codes genügt um zum entsprechenden Formular zu gelangen – eine App ist nicht nötig.

Ankunftszeit der Teilnehmer steuern

Eine große Teilnehmeranzahl über die Dauer des Events zu verteilen macht gerade bei Messen, „Tag der offenen Tür“ usw. einen entscheidenden Unterschied im Teilnehmermanagement. Greift man bereits bei der Einladung bzw. Zusage schon steuernd ein, lässt sich die gleichzeitig anwesende Personenanzahl beeinflussen bzw. limitieren.

Der Teilnehmer kann sich seine bevorzugte Zeitspanne aussuchen und buchen, wenn noch genug entsprechend vorab definierte „Kontingente“ frei sind.

Check-In mit QR-Code

Ist eine Einladung angenommen oder eine Buchung abgeschlossen wird automatisiert ein E-Ticket versendet. Der Teilnehmer zeigt bei der einlasskontrolle den QR-Code auf seinem Smartphone vor (Papier natürlich auch möglich) und wird orts- und zeitgenau erfasst. Das Einlassmanagement erfolgt digital und Einfach mit Smartphones.

Werden später die Daten von allen Personen oder Orts- oder zeitraumabhängige Daten von den Behörden benötigt stehen diese DSVGO-Konform und schnell bereit.

Schnelltest-Management

Für die Integration von Testverfahren gibt es Möglichkeiten Tools zu verwenden die das Verfahren vereinfachen oder beschleunigen. Schaue hierfür in den Artikel zum Thema rein.

Besuchszeitcountdown

In Krankhäusern und Pflegeeinrichtungen geht man häufig den Weg die Besuchszeit in ihrer Dauer zu limitieren. Das kann auch bei Events sinnvoll sein, mit dem eintreffen und Check-In beim Event läuft dann ein vorher definierter Countdown ab. Dafür nutzt der Besucher einfach sein Smartphone und sieht so auch jederzeit wieviel Zeit ihm noch bleibt.

Erfassung innerhalb der Veranstaltung

Gibt es geschlossene Bereiche? Sicherheitsrelevante Orte? Eine wiederholte Erfassung/Prüfung der Person via QR-Code während des Events ist möglich und dann auch sinnvoll bzw. unbedingt notwendig. Ein Moment der erneuten Erfassung gibt meist: Die Person verlässt den Raum oder das Event Dieser Check-Out erhält wie auch alle anderen Erfassungen einen Zeitstempel.

Hat dein Event Besonderheiten oder spezielle Anforderungen? Wir freuen uns über Fragen und Anregungen – wir finden sicher auch dafür smarte Lösungen für eine Veranstaltungssoftware die zu dir passt…

von im

Themen

Digitale Tools
Einladung
Teilnehmermanagement
Einlasskontrolle
Check-In
QR-Code
Besucherlimits
Schnelltest
Einladungsmanagement
Einlassmanagement

Qentry

Einlassmanagement, Zutrittskontrolle, Besuchererfassung und Gästelistenmanagement

mehr Informationen

Artikelempfehlung:

Digitale Tools für das Corona-Testmanagement bei Veranstaltungen


Zutrittssteuerung und Personendatenerfassung für Veranstaltungen in Zeiten von Coronavirus/Covid-19


Einladungsmanagement und Antwortmanagement - Praxistipps


Stressfreies Einlassmanagement via Smartphone – eine Step by Step Anleitung


Kontakt & Termin für eine Live-Präsentation

Du hast Fragen, oder willst die Lösungen von Qvent live erleben? Wir vereinbaren gern einen Termin zur Online-Präsentation.

+49 (0)3643 77 81 56 Sende uns eine Nachricht