Für Betriebsveranstaltungen wird ein steuerlicher Freibetrag pro Veranstaltung gewährt. Diese Zuwendungen des Arbeitgebers bleiben bis zu einem vorgeschriebenen Betrag steuerfrei. Bei der Berechnung kommt es jedoch auf die Anwesenden an, nicht auf die Eingeladenen. Eine genaue Erfassung der Teilnehmer wird daher zur Pflicht…
In vielen Ländern, einschließlich Deutschland, gibt es steuerliche Regelungen für Betriebsveranstaltungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihren Mitarbeitern gewisse Vorteile anzubieten, ohne dass diese Vorteile vollständig als steuerpflichtiges Einkommen betrachtet werden. In Deutschland beträgt der steuerliche Freibetrag für Betriebsveranstaltungen 110 Euro pro Veranstaltung und pro teilnehmender Person. (Stand: 2023)
Das bedeutet, dass für jede Betriebsveranstaltung, an der ein Mitarbeiter teilnimmt, bis zum Freibetrag steuerfrei gelten. Dies bezieht sich auf die Kosten, die der Arbeitgeber pro teilnehmende Person für die Veranstaltung trägt. Wenn die tatsächlichen Kosten pro Person den Freibetrag nicht übersteigen, sind die Zuwendungen des Arbeitgebers in diesem Rahmen steuerfrei. Überschreiten die Kosten pro Person pro Veranstaltung den Freibetrag, wird der überschreitende Betrag als steuerpflichtiges Einkommen betrachtet.
Wichtig ist, dass dieser Freibetrag pro Veranstaltung gilt, nicht pro Mitarbeiter. Das bedeutet, dass der Freibetrag nicht multipliziert wird, wenn ein Mitarbeiter an mehreren Betriebsveranstaltungen teilnimmt.
Genaue Erfassung der Teilnehmer & Dokumentation:
Der Arbeitgeber sollte alle relevanten Informationen zu den Betriebsveranstaltungen sorgfältig dokumentieren. Dazu gehören Angaben wie Datum, Ort, Art der Veranstaltung, Teilnehmerliste und die Gesamtkosten der Veranstaltung.
Die Anmeldung/Einladung und Zutrittserfassung bei einer Betriebsveranstaltung laufen folgendermaßen ab:
- Ein Online-Einladungs- und/oder Anmeldeverfahren, bei dem die Personendaten erfasst werden. Auch eine Erfassung von Begleitpersonen ist auf diese Weise umsetzbar. Direkt im Anschluss und auch kurz vor der Betriebsveranstaltung erhalten alle Teilnehmer ihr individuelles E-Ticket mit QR-Codes, ggf. per E-Mail.
- Beim Einlass zur Veranstaltung wird der Code gescannt, und der Scanner überträgt die Informationen ins System. Das System prüft, ob der Code gültig ist und ob der Teilnehmer anwesend ist. Die Anwesenheit wird registriert und in Echtzeit überwacht. Die erfassten Daten dienen später für Berichte und Analysen.
Die Methode ist sehr genau und spart Zeit.
Die Zutrittserfassung kann nicht nur zur steuerlichen Überprüfung nützlich sein, sondern auch zur Organisation und Planung von Veranstaltungen sowie zur Sicherstellung, dass alle Teilnehmer angemessen versorgt werden. Auch eine Limitierung der Teilnehmer ist so einfach möglich.
weiterer Vorteil:
Die Abfrage und Erfassung von zusätzlichen Informationen zu Allergien, vegetarische Ernährung usw. helfen bei der Planung des Caterings erheblich.
Bei der Umsetzung einer Zutrittserfassung solltest du jedoch sicherstellen, dass du die Datenschutzbestimmungen und -richtlinien in deinem Land und deiner Region beachtest. Die erfassten Daten sollten sicher und gemäß den Datenschutzregelungen verwaltet werden.
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von Thomas Wagner - August 2023