Schon bei der Beitragseinreichung von Konferenzen gibt es Unterschiede zu reinen Präsenzveranstaltungen. Welche neuen Chancen ergeben sich bereits in der frühen Phase des Events, dem Call for Paper, für die Konferenz oder Tagung? Wird es ein „Call for Video“ und was sollte man dabei beachten?

Hemmung und weniger technisches Wissen

Plane ein, dass die Beteiligung an dem Beitragsaufruf nicht steigt, wenn schon vorab klar ist das es keine Veranstaltung wird wie es viele Referenten und auch Teilnehmer gewöhnt sind. Die Onlinewelt liegt längst nicht jedem. Sowohl der Sprecher als auch der Zuhörer steht vor neuen Herausforderungen.

Plane viel Zeit für Support und Hilfestellungen ein, an neue Formate und Medien muss sich der Ein oder Andere erst gewöhnen.

Nichts ist Sicher - Reiseverbote etc.

Ist später ein Studio oder ähnliches für die Keynote oder Interviews geplant kann immer etwas dazwischenkommen, auch sehr kurzfristig. Dürfen oder wollen Personen nicht anreisen muss man improvisieren oder besser ein Backup einplanen. Zu einer Vorproduktion kommen wir später noch.

Aktuell ist man gut beraten, wenn man Beiträge schon im Vorfeld so einholt das sie sich digital und/oder analog präsentieren lassen.

KURZvorträge

Leider ist die Aufmerksamkeitsspanne für Onlineinhalte kurz und Ablenkungen der späteren Zuschauer lassen sich kaum vermeiden. Die wichtigste Erkenntnis bisher gelaufener Onlineevents lautet: Präsentationszeiten und Pausenzeiten lassen sich nicht von den „analogen“ Konferenzen auf Digital- oder Hybridevents übertragen. Als angenehm werden Zeitslots von 20-30 Minuten empfunden. Workshops, Lerneinheiten und anderer Formate können davon abweichen.

Informiere den Speaker und die Beitragsautoren vorab über mögliche verkürzte Präsentationszeiten und warum das so wichtig ist. Es entscheidet schließlich nicht zuletzt über den Erfolg des Vortrags.

digitale Tools – Interaktion

Gib den Speakern und Referenten digitale Tools an die Hand und stelle diese schon beim Call for Paper vor. Gemeint sind Abstimm- und Interaktionstools die oft begleitend auf dem Smartphone laufen. Bei Hybrid-Events liegt die Herausforderung beim Einbinden des Publikums vor Ort und den am Bildschirm. Sei auch offen für Vorschläge der Referenten, wenn sie eigene Tools in ihre Präsentationen einbauen wollen.

Q&A-Sessions sind nur ein Beispiel. Läuft viel über den Chat von Zoom und Co. muss moderiert und das Publikum vor Ort gleichermaßen beteiligt werden. Der Referent muss sich dazu ggf. Unterstützung organisieren und sollte darauf ganz klar aufmerksam gemacht werden.

„SemiLive“ - vorproduzierte Inhalte - Podcasts &Videos

Kann ein Vortrag aus technischen Gründen nicht stattfinden, bricht ab oder es wird aus einem anderen Grund nötig, kann eine Aufzeichnung die Lücke füllen - quasi ein „Beitragsbackup“. Klar ist eine Interaktion mit dem Publikum dann passe, aber es kommt so nicht zum Komplettausfall.

„Call for Video“ Videoupload

Vimeo, Youtube und Co. sind leistungsfähig und gut in das Event und auch in diverse Softwareprodukte integriert oder leicht integrierbar. Bitte dabei immer auf den Datenschutz achten, dabei disqualifizieren sich die bekannten Videoportale oft und man muss eine eigene Lösung dafür anbieten. Zum Online Abstract-Management kommen wir noch. Was für Videoinhalte gilt betrifft natürlich auch Audioaufnahmen etc.

Digitale Workshops - Breakout Session

Workshops in kleineren Gruppen sind auch digital möglich. Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten oder Whiteboards etc. macht hier viel möglich. Direkte Interaktion und Diskussionen sind je nach Teilnehmerlimit dieser Sessions umsetzbar, die einem Talk vor großem Publikum verwehrt bleiben würden. Es bedarf aber auch hier ggf. Hilfestellung für die Referenten.

Digitale Postersession oder Posterslam

Poster lassen sich online relativ einfach in Onlinegalerien thematisch sortiert aufbereiten und den Besuchern bereitstellen. Zu vermeiden sind dabei lange Downloadlisten bei denen sich PDFs und PowerPoint abwechseln. Auch die Dateigrößen sollte man im Blick haben, denn es geht nicht um eine Highquality-Druckauflösung, sondern eine schnelle Ansicht des ePoster für den Leser. Machen sie klare Vorgaben zum Dokument, auch eine Kombination von Bild und Ton ist möglich, ebenso ist eine zeitgesteuerte Veröffentlichung der E-Poster denkbar.

neue Formate: Gamification und Co.

Die Möglichkeiten die sich hier bieten übersteigen den Rahmen des Artikels. Sei offen für jede Art alternativer Formen der Präsentation es wird später das Konferenzprogramm auflockern und so bereichern.

(Online) Abstractmanagement

Gerade wenn die Beiträge zur Konferenz vollständig oder teilweise digital präsentiert werden ist auch ein smartes Beitragshandling wichtig. So hält man strukturierte Arbeiten nach selbst definierten Vorgaben und Umfang. Text, Dokumente Audio oder Videos oder eine Kombination ist kein Problem. Ein Call for Papier mit einer Beitragseinreichung via E-Mail und Verwaltung mit Excel macht dann endgültig keinen Sinn mehr bzw. kann es so gar nicht leisten. Kommt ein Prozess der Begutachtung durch Reviewer hinzu wird ein professionelles Online-Beitragsmanagement unverzichtbar.

Eine digitale Beitragseinreichung bietet schon weit vor der Veranstaltung die Basis für eine spätere Flexibilität und lässt auch den „Plan-B“, also ein reines Online-Event zu. Auch eine Möglichkeit zur schnellen Programplanung die auch kurzfristig Änderungen zulässt und dabei automatisch die Referenten und Teilnehmer informiert hat hier viele Vorteile.

Fazit

Neue Eventformate, Hybrid- oder reine Onlineevents fordern viel Flexibilität ab, das betrifft nicht nur die Organisation, sondern auch die Werkzeuge die man dafür verwendet. Wir bieten nicht nur das passende Abstractmanagement-System für individuelle Formate an, sondern beraten Organisatoren gern auch zum Thema Interaktionstools. Das Event soll sich nicht den technischen Vorgaben anpassen, sondern die Tools arbeiten genauso wie dein Event letztendlich aussehen soll.

von im

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