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Abstractmanagement für geladene Sprecher. Wie lade ich Referenten zur Veranstaltung ein, wie erfasse ich dabei zeitgleich alle Beitrags- und Personeninformationen und das Datenschutzkonform?

Invited speaker = eingeladene Redner/Sprecher

Oft stehen Sprecher für einen Vortrag, Workshop oder Keynote fest. Auch wenn alle Personendaten, ein Bild und die Abstractinhalte bereits vollständig vorliegen, stehen noch die Akzeptanz von Datenschutzbedingungen und andere Vorgaben aus. Das kann nur der Sprecher selbst erledigen.

In modernen Abstractmanagement-Systemen ist dies einfach möglich und auch inhaltliche Haftungsfragen (Bildnachweise etc.) und Korrekturen sind so schnell und einfach erledigt. Eine Kombination mit einem öffentlichem „Call for Paper“ schließt das nicht aus und ist lediglich eine Ergänzung. Im weiteren Handling sind diese Vorträge als „eingeladen“ markiert und fließen in die digitale Programmplanung per Drag & Drop mit ein.

Was sind die Besonderheiten und was ist zu beachten:

  • Einladungen können (und sollen) sich über die sonst gültigen Deadlines hinweg setzen können, Stichwort: VIP und „Nachzügler“
  • fix vergebenen Zugangsdaten sollten nur einmalig aktiv sein bzw. müssen sich leicht ändern lassen
  • die Akzeptanz von Datenschutzhinweisen und Regelungen von Veröffentlichungen müssen klar als Pflichtfelder definiert sein, ohne die eine Einreichung nicht akzeptiert wird.
  • Dubletten verhindern: vor der Einladung empfiehlt es sich zu prüfen ob der Referent nicht bereits selbst aktiv war und seinen Beitrag bereits erfasst hat.
  • Beiträge von eingeladenen Sprechern durchlaufen keinem ggf. später folgenden Reviewprozess.
  • Haben Sie Fragen zum Thema Beitragseinreichung für Tagungen oder Konferenzen? Wir beraten Sie, wie sich die Erfassung von Beiträgen individuell an Ihre Veranstaltung angepasst digitalisieren lässt. Sprechen Sie uns an.


    Themen

    Abstractmanagement

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