Der Prozess der Sammlung, Überprüfung und Organisation von Abstract-Einreichungen für Konferenzen, Symposien Fachtagung. Oft muss Organisationskomitees nicht nur eine Vielzahl an Beiträgen bewerten, sondern auch ein komplexen Programmplan organisieren.
Abstract-Management mit Beitragsbewertung ist ein Prozess, der in akademischen und professionellen Konferenzen verwendet wird, um Beiträge zu sammeln, zu begutachten und auszuwählen.
Ein Online-Portal, über das Autoren ihre Abstracts elektronisch einreichen und Gutachter und Organisatoren die Einreichungen bewerten und verwalten können, ist das zentrale Tool und die „Schaltstelle“.
Die Vorteile des Online-Abstract-Managements umfassen eine höhere Effizienz, eine reduzierte Papierverwendung und die Möglichkeit, Einreichungsdaten zu verfolgen und zu analysieren. Es umfasst in der Regel Funktionen wie anpassbare Einreichungsformulare, automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen, Peer-Review-Workflows und Echtzeit-Datenberichterstattung.
Insgesamt hilft das Online-Abstract-Management dabei, den Prozess der Organisation von Veranstaltungen zu optimieren und sicherzustellen, dass die relevantesten und qualitativ hochwertigsten Abstracts für die Präsentation ausgewählt werden.
Call for Paper
Der Prozess beinhaltet in der Regel einen Call for Papers, eine Ankündigung, die von Konferenzveranstaltern veröffentlicht wird, um Forscher, Abstracts ihrer vorgeschlagenen Präsentationen, Vorträge, Workshops oder Poster einzureichen. Der CFP enthält in der Regel wichtige Informationen wie das Thema der Konferenz, Fristen für die Einreichung von Abstracts, Anforderungen an die Abstracts wie Form der Präsentation. Vorträge, Workshops oder Poster.
Referenten oder Keynote-Speaker direkt zur Einreichung von Beiträgen einzuladen ist eine weitere oder ergänzende Methode, mehr dazu hier: Invited-speaker - Referenten einladen und Beiträge digital erfassen
Neben Keynotes, Vorträgen, der Präsentationen von Postern und praktischen Workshops gibt es auch eine Reihe an neuen innovativen Formaten. Wie so oft macht es die Mischung, die auch schon beim Prozess der Einreichung vorgesehen werden kann.
Beitragsbewertung, Begutachtung/Reviewing
Die Abstracts werden dann von einem Expertenkomitee in der entsprechenden Fachrichtung bewertet, um die Qualität und Relevanz jedes Einreichers zu beurteilen. Der Reviewprozess ist wichtig, um sicherzustellen, dass nur die besten Beiträge für die Präsentation auf der Konferenz ausgewählt werden. Ziel ist, dass der Inhalt der auf dem Event präsentiert wird, von höchster Qualität ist und dass die Teilnehmer von den neuesten Forschungsergebnissen und Best Practices in ihrem Bereich profitieren können.
Das Organisationskomitee sollte aus Experten in der entsprechenden Fachrichtung bestehen und sicherstellen, dass die Konferenz den höchsten Standards entspricht. So fällt die Wahl auf die Besten Beiträge die den Teilnehmern wertvolle Einblicke geben und den Wissensstand in ihrem Bereich vorantreiben.
Die Auswahl von Referenten ist ein weiterer wichtiger Schritt bei der Konferenzprogrammplanung. Konferenzveranstalter sollten darauf achten, Referenten auszuwählen, die über Fachwissen und Erfahrung in ihrem jeweiligen Bereich verfügen. Es ist auch wichtig, Referenten aus verschiedenen Branchen und Fachbereichen auszuwählen, um eine breitere Perspektive zu bieten.
Wie sich dieser Prozess optimal und mit wenig Aufwand digital abbilden lässt wird später Thema eines eigenen Artikels werden, blieb hier gespannt...
Programmplanung
Schließlich ist die Planung von Sitzungen und Veranstaltungen ein kritischer Schritt bei der Konferenzprogrammplanung. Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass das Programm gut organisiert ist und dass die Zeitpläne eingehalten werden. Die Auswahl von Räumen und Referenten und die Planung von Sitzungen und Veranstaltungen.
Konferenzveranstalter sollten sicherstellen, dass das Programm ausreichend Pausen und Networking-Events enthält, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, Kontakte zu knüpfen und Erfahrungen auszutauschen.
Bei vielen Zeitgleich stattfinden Programmpunkten sollte man auch auf eine Ausgewogenheit achten. Das Thema, die Beitragsform und auch die oder der Referent gibt hier den Ausschlag.
Die Keynote als Auftakt ist üblich. Oft ist aber auch absehbar welche weiteren Vorträge oder Workshops besonders beliebt und damit ggf. schnell ausgebucht sein werden. Bei mehrtägigen Events sollte man „das Pulver“ hier nicht gleich am ersten Tag verschießen, Der Top-Speaker am Ende hält das Event auch bis zum Schluss spannend.
Rahmenprogramm, Social-Events auch ausreichende Ruhezeiten und ggf. auch der Transport (Shuttle etc.) erfordern eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer eine positives Gesamterlebnis haben.
Virtuelle und hybride Konferenzen haben ähnliche Herausforderung bei der Planung und Organisation, mehr dazu haben wir hier zusammengetragen: Beitragseinreichung und Abstractmanagement für virtuelle und hybride Konferenzen
Wir haben hier einen Überblick über den Prozess gegeben, es ist klar: bei jedem einzelnen Schritt gibt es viel zu beachten und daher gehen wir das gesondert später noch einmal an. Bis dahin stehen wir bei Fragen gern bereit und freuen und über deine Kontaktaufnahme.
von Thomas Wagner - Mai 2023