Infektionsschutzkonzepte sind eine neue Herausforderung für Veranstaltungen jeder Größe. Zumindest ein Teil davon lässt sich mit digitalen Tools vereinfachen, wir verraten wie eine orts- und zeitgenaue Kontaktverfolgung funktioniert und wie Raumauslastung etc. überwacht werden können.
Viele Veranstaltungen hatten bereits vor der Pandemie den Einlass Ihrer Gäste oder Teilnehmer digitalisiert, andere müssen nun im Rahmen von Hygiene- und Abstandskonzepten darüber nachdenken. Die Nachweispflicht bzw. die Kontaktnachverfolgung geht mit digitalen Tools einfach von der Hand. Wer sich wann und mit wem in einem Raum befindet wird sekundengenau protokolliert. Die maximale Raumauslastung bzw. die Besucherdichte kann einfacher und sehr genau eingehalten werden. Neben den obligatorischen Abstandsregeln gibt es weitere Möglichkeiten die Konzentrierung von Personen an einem Ort zu vermeiden. Keine oder nur kurze und temporäre Warteschlangen beim Check-in oder Check-out des Events verringern auch das Infektionsrisiko.Eine schnelle und detaillierte Auswertung bzw. die Berichte sind dann die Grundlage für die Meldung an das Gesundheitsamt, sollte es leider zu diesem Fall kommen. Alle Personaldaten werden stets DSVGO konform erfasst und verarbeitet und werden fristgemäß gelöscht.
maximale Raumauslastung bzw. die Besucherdichte eingehalten
Im Hygienekonzept ist auch eine Limitierung der gleichzeitig im Raum anwesenden Personen abhängig von der zur Verfügung stehenden Fläche zu beachten. Eine digitale Personenerfassung mit konsequentem Ein- und Aus-checken ermöglicht eine Überwachung von Orten/Räumen und so lassen sich Maximalwerte genau einhalten.
Das Eventteam wird beim Erreichen von Grenzwerten informiert und kann entsprechend reagieren. Ob in einem bestimmten Bereich weitere Personen eintreten dürfen kann so gesteuert werden.
Im Übrigen erfordern die Personenzählung, ganz Corona unabhängig, oftmals auch schon die Brandschutzauflagen.
Warteschlangen beim Check-In ganz oder teilweise vermeiden
Warteschlangen beim Check-In lassen sich mit einer zügigen Erfassung durch mehrere Mitarbeiter parallel vermeiden. Der Mindestabstand zwischen den wartenden Personen muss dabei immer gewahrt werden. Auch der Abstand zwischen Gast und Personal ist ebenso wichtig und muss ggf. noch zusätzlich getrennt/geschützt werden.
Je nach Veranstaltung ist auch ein Self-Check-in am Kiosk eine gute Lösung um Warteschlangen zu vermeiden. Wird das eigene Smartphone des Teilnehmers zur Erfassung der Daten verwendet entfällt die sonst nötige und regelmäßige Desinfektionspflicht der Gerätschaften usw.
Zeitslot-Management
Auch große Besucherzahlen lassen sich mit Zeitslots mit definiertem Start, optional auch mit Endzeitpunkten oder der Dauer einschränken und genau steuern. Schon bei der Buchung legt der Besucher den Zeitpunkt der An- bzw. Abreise selbst fest.
Gerade für Messen lassen sich mit Gesprächsterminvereinbarungen die Besucher mit festgelegten Zeiträumen am Messestand gut über den Tag verteilen und vermeiden so Personenkonzentrationen und Wartezeit zugleich.
Auswertung, Nachweispflicht und Berichte (ggf. Übermittlung an das Gesundheitsamt)
Wichtig ist den Behörden eine schnelle Ermittlung aller Personen, welche sich bei einer möglichen Infektion in der Infektionskette befinden.
Wer hat wann einen Eingang passiert bzw. einen Raum betreten? Die Liveansicht und auch die angepassten Berichte geben darüber Aufschluss. Das Anwesenheitsprotokoll oder Einlassprotokoll lässt sich zur Kontaktverfolgung durch das Gesundheitsamt schnell und flexibel erstellen. Die Nachweispflicht des Veranstalters oder des Organisators der Veranstaltung ist jederzeit erfüllt.
Livedaten zum Status der Veranstaltung und -Räume informiert das Personal zusätzlich bei Grenzwertüberschreitungen.
papierlos, schnell, DSGVO konform
Die Einlasskontrolle mit Q|entry ist ein wichtiger Bestandteil des Hygienekonzepts. Die vollständig papierlose Erfassung von Gästen oder Teilnehmern ist ein weiterer Aspekt zur Steigerung der Hygiene. Denn schon die Bereitstellung von Formularen und Stiften bzw. deren Desinfektion wird aktuell schnell schon zur Herausforderung.
Zu den ohnehin bestehenden Vorgaben der DSGVO kommen noch Aufbewahrungsfristen und Auflagen zur Löschung der Daten, diese bleiben nichtgewahrt vielmehr werden Daten bei der Übertragung generell verschlüsselt. QR-Codes sind ebenso verschlüsselt und bieten Außenstehenden keinen Rückschluss auf die Person mit Ihren Daten.
Fazit
Wir helfen Ihnen nicht nur bei den Herausforderungen der aktuellen Zutrittssteuerung, Datenerfassung und Nachweispflicht, sondern lassen Sie vom (durch Corona erzwungenen) Digitalisierungs- und Online-Trend dauerhaft profitieren. Denn die vielen weiteren Vorteile haben in diesem Artikel kaum Platz gefunden sodass wir Ihnen gern den Artikel „Einlassmanagement-App: Vorteile und Praxistipps (Update Covid-19)“ empfehlen möchten. Wir freuen uns auf Ihre persönlichen Fragen und Kommentare. Bitte bleiben Sie gesund.
von Thomas Wagner - September 2020