Tipps für eine erfolgreiche Messe- oder Konferenz-App

Eine App für Konferenzen und Messen bereitzustellen reicht meistens nicht aus. Denn wichtiger als die bloße Existenz des Angebots ist dessen Gestaltung. Darum erfahren Sie in diesem Artikel, welche Möglichkeiten Sie haben, um eine App bestmöglich für Ihre Veranstaltung oder Konferenz zu nutzen, und wie man dadurch viele Vorteile erhält.

Das 21. Jahrhundert verwöhnt uns mit immer neuen technischen Gadgets, dieser Entwicklung können sich auch Veranstaltungen nicht mehr entziehen, ergo: Die Veranstaltungs-App ist in Nordamerika schon fast obligatorisch, wird hier aber oft nur als ein gern gesehenes Plus des Veranstalters gesehen.

Dabei bringt eine Messe-App oder auch eine Konferenz-App nicht nur für den Besucher einen entscheidenden Vorteil. Die Tage des Zettelwirrwarrs, Stiftemangels und chaotischem Informieren über Ablaufänderungen sind gezählt. Die App ermöglicht einen reibungslosen und besser strukturierten Ablauf und das in wenigen Megabytes. Auch sie können die App als ihr Werkzeug nutzen, um Ziele, die sie sich für ihre Veranstaltung gesetzt haben, zu erreichen.

Doch bevor wir uns dem Inhalt der Event- oder Konferenz-App nähern, müssen wir erst einmal folgende Fragen klären:

Wen möchte ich mit meiner App erreichen?

Eine Messe- oder Konferenz-App richtet sich oft an ein unterschiedliches Klientel, deswegen muss Ihre App an den Benutzer angepasst werden. Jede Zielgruppe setzt ihren Fokus anders, beispielsweise werden sich junge Besucher eher für eine spielerisch gestaltete App begeistern können, während für Geschäftsfrauen und Businessmänner eher die Information im Vordergrund steht.

Wie kann die App ein Zugewinn für meine Veranstaltung werden?

Eine lieblos erstellte App wird Ihre Besucher nicht begeistern. Wichtig ist hier, dass Sie sich Sachen überlegen, die durch die App erst zum Erlebnis werden. Überlegen Sie, wodurch für Sie eine App zum Vorteil werden würde und gestalten Sie Ihre Messe- oder Konferenz-App nach diesen Vorstellungen.

Welche Inhalte sind relevant?

In einer App gilt das Motto: „Je weniger, destso besser.“ Die App sollte dem Besucher nur die Informationen mitteilen, die wirklich relevant und sinnvoll darstellbar sind. Kein Besucher würde eine App benutzen, die unübersichtlich aufgebaut ist und zudem zu viel Zeit in Anspruch nimmt, um Informationen zu suchen. Wenn die Menge an Informationen doch der Übersichtlichkeit schaden könnte, ist es angebracht, eine übergreifende Suchfunktion (In-App Suchmaschine) in die App einzubauen.

Wie kann ich durch die App mein Veranstaltungsbudget beeinflussen?

Dabei bietet die App viele Vorteile, die sich positiv auf das Budget auswirken können. Zum Beispiel ermöglichen der geschickte Einbau von Sponsoreneinblendungen oder das Finden eines Ausstellers oder Sponsors, zusätzliche Einnahmen.
Von seiner umweltfreundlichen Seite kann man sich auch durch die App zeigen: Druckkosten können dank App gesenk werden, da Flyer und Fragebögen durch die Benutzung der App überflüssig werden.

Wenn Sie mehr zum Thema: Wie kompensiere ich die Kosten für die Bereitstellung einer App? Erfahren wollen, schauen Sie bald wieder auf unserem Blog vorbei.

Wie soll die App veröffentlicht werden?

Wie die App tatsächlich bereitgestellt wird, kann einen großen Einfluss auf die spätere Reichweite haben. Die unterschiedlichen Möglichkeiten zur Veröffentlichung und deren Vor- und Nachteile haben wir in einem Artikel für Sie zusammengefasst: native vs. WebApp, welche ist die geeignete EventApp?

Wie mache ich auf die App aufmerksam? Wie soll der Zeitplan gestaltet werden?

Die App nur Bereitzustellen ist natürlich zu wenig. Entscheidend sind das Wie, Wo und Wann, also der Weg der Kommunikation, um die Teilnehmer und Besucher über das neue Angebot zu informieren.

Sobald Sie diese Fragen geklärt haben, können wir uns dem Kern der Sache widmen, getrau dem Motto: „Ich packe meinen Koffer“ ist es auch bei einer App wichtig, möglichst geschickt die Funktionen zu sortieren, damit es nicht überladen wirkt. Qvent bietet verschiedene Features an, die man in seine App einbauen kann, die Frage, die Sie sich jetzt stellen sollten, ist:

„Was soll meine App können, um bei den Besuchern ein Erfolg zu werden?“

Information

Relevante Informationen über Referenten und Aussteller
(Standlage, Detailinformationen, Kontaktdaten, Angebote und Vita’s)

Dieses Informations-Feature sollte jede App bereitstellen, denn so können notwendige Daten schon im Vorfeld an die Besucher herangetragen werden und ermöglichen diesen somit eine Vorab-Information.

Agenda/Programm

Das Programm mit seinen Veranstaltungen sollte natürlich auch in der App dargestellt werden. Das kann zwar auch eine Broschüre beinhalten, jedoch ist es mit der App viel einfacher, Programmänderungen bekannt zu geben und somit für einen stressfreien, reibungslosen Ablauf zu garantieren.

Dabei kann man auch wichtige Informationen für das Nebenprogramm, also Workshops oder Social-Events ankündigen. Ob Konferenzdinner oder Stadtführung: Mit der App können Sie Ihren Teilnehmern und Besuchern ohne großen Aufwand verbleibende Plätze und Ausbuchungen mitteilen.

Anmeldung /Registrierung in der App

Mithilfe der Qvent-App wird es interessierten Besuchern möglich gemacht, sich mit wenigen Klicks direkt zur Veranstaltung, für einen Workshop oder Rahmenprogrammpunkt anzumelden. Dabei hilft die App, Anmeldungen zu verwalten, wenn es sich um eine kostenfreie Registrierung handelt. Welche Personendaten dabei relevant sind, entscheiden Sie als Veranstalter.

Navigation

Georelevante Informationen (Veranstaltungsorte & Anreiseinformationen)

Die Zeiten der mühsamen Google-Maps-Suchen sind vorbei, ab nun können Apps dem Besucher eine bessere Orientierung zum und auf dem Veranstaltungsort garantieren.
So kann man beispielsweise Parkplatz-Informationen in Textform und auch direkt in einer Online-Karte zur Verfügung bereistellen.
Damit wird die oft nervige Anreise erleichtert und der Besucher kann sich entspannt auf die wesentlichen Themen der Veranstaltung konzentrieren.

Ein gutes Beispiel, wie Geo-Informationen das Angebot bereichern kann, ist die App zur summaery 2014 der Bauhaus Universität Weimar:55 Orte, 4 Tage und eine App, die den nötigen Überblick verschaffen soll.

interaktiver Hallenplan

Dank einem interaktiven Hallenplan kann sich der Messebesucher den genauen Standort des Unternehmens anzeigen lassen, er erreicht so das Ausstellerprofil und findet schneller zu seinem Ziel.

Interaktion

Favoritenfunktion

Auch in einer App sollte man für Übersichtlichkeit sorgen. Wenn sich der Besucher für mehrere Veranstaltungen interessiert, sollte er sich diese nicht mehr merken müssen.

Erinnerung an geplante Besuche

Die App kann auch als Gedankenstütze funktionieren: Wenn der Besucher Interesse an einzelnen Programmpunkten hat, kann die App ihn am Tag der Veranstaltung selbstständig oder durch Sie, via Push-Nachricht, daran erinnern.

Ansichtsfilter und Suche

Wie schon erwähnt, kann die Übersichtlichkeit der App durch Suchfunktionen und auch Ansichtsfilter garantiert werden. Damit werden das umfangreiche Programm/Agenda oder Aussteller in mehreren Kategorien dargestellt. Und nur durch die Eingabe eines Referenten oder Ausstellers können Sie mithilfe einer Suchmaschine alle betreffenden Programmpunkte und Informationen schnell und komfortabel finden.

Notizfunktion

Eine weitere Funktion, die dem Zettelchaos entgegenwirken kann: Indem man relevante Informationen in der App einspeichern kann, hat man alle Informationen auf einen Blick und muss nicht erst in der Tasche herumkramen um „diesen einen Zettel mit der Notiz“ wiederzufinden.

Umfragen und Feedback

Leider versprechen Umfragen für die Besucher oft keine große Resonanz, oft werden diese nur sehr lieblos oder gar nicht bearbeitet. Dazu ist auch die Auswertung der einzelnen Meinungen für die Aussteller oft aufwendig. Das entsprechende Modul von Qvent hilft, die Daten flexibel und schnell zu erfassen und in einer Übersicht zusammenzustellen Dabei kann man durch das verlockende Preise möglichst viele Besucher und Teilnehmer dazu motivieren, die Veranstaltung zu bewerten.

Mehr Hinweise, Tipps&Tricks finden Sie unter: Dem Publikum eine Stimme geben Tipps zur Feedbackerfassung bei Veranstaltungen

Aktionen und Gewinnspiele

Ein Gewinnspiel kann vielversprechend sein und großes Interesse mit sich bringen, wenn es den Besuchern leichter zugänglich gemacht wird. Eine Event-App kann dadurch nicht nur die Organisation und Auswertung erleichtern, sondern in Verbindung mit dem Feedback auch für die Veranstalter der Organisation einen entscheidenden Vorteil bringen.

Soziale Interaktion

Wieso sollte man bei Programmpunkten nicht auch den Zuschauern anbieten, mitzumachen? Die Integration einer Live-Abstimmung wird zum Vorteil, da der vortragende Referent Fragen aus dem Publikum empfangen kann und diese ohne große Unterbrechungen in seinen Vortrag einbauen und beantworten kann.

Durch eine App kann man auch die vielseitigen Möglichkeiten von sozialen Netzwerken ausnutzen. Facebook-Integration und die Einblendung einer „Twitter-Wall“, die durch Tweets die Meinungen der Besucher widerspiegelt, können für ein einzigartiges Event-Erlebnis sorgen.

Eine Event- oder Konferenz-App kann maßgeblich die Kommunikation zwischen Organisatoren, Besuchern, Ausstellern und Sponsoren anregen und verbessern. Eine App ist ständig für die Besucher zugänglich und ermöglicht somit auch ein besseres Marketing für Veranstalter und Aussteller, welche sich durch die Vorteile der App noch besser hervorheben können.

von Thomas Wagner und Johanna Siegemund - 2014