Schon die Onlineanmeldung und ein digitales Einladungsmanagement ist eine Herausforderung für Veranstaltungen in der aktuellen Coronasituation. Digitale Tools unterstützen bei der Einhaltung von Teilnehmerlimitierung und ermöglichen Steuerung der Besuchszeiten, ganz nebenbei erfasst es noch die Personendaten.
Besucherlimitierung
Ein Onlineanmeldung und Einladungen mit vorherigem Einladungsmanagement, also Zu/Absage und Datenerfassung sind die Personeninformationen zur Kontaktierung vollständig erfasst und das macht den späteren Eventbesuch sehr unkompliziert. Ist das nicht möglich oder nicht vorgesehen müssen die Personen ihre Kontaktdaten angeben idealerweise erfolgt dies mit dem eigenen Smartphone. Der Scan eines QR-Codes genügt um zum entsprechenden Formular zu gelangen – eine App ist nicht nötig.
Ankunftszeit der Teilnehmer steuern
Eine große Teilnehmeranzahl über die Dauer des Events zu verteilen macht gerade bei Messen, „Tag der offenen Tür“ usw. einen entscheidenden Unterschied im Teilnehmermanagement. Greift man bereits bei der Einladung bzw. Zusage schon steuernd ein, lässt sich die gleichzeitig anwesende Personenanzahl beeinflussen bzw. limitieren.
Der Teilnehmer kann sich seine bevorzugte Zeitspanne aussuchen und buchen, wenn noch genug entsprechend vorab definierte „Kontingente“ frei sind.
Check-In mit QR-Code
Ist eine Einladung angenommen oder eine Buchung abgeschlossen wird automatisiert ein E-Ticket versendet. Der Teilnehmer zeigt bei der einlasskontrolle den QR-Code auf seinem Smartphone vor (Papier natürlich auch möglich) und wird orts- und zeitgenau erfasst. Das Einlassmanagement erfolgt digital und Einfach mit Smartphones.
Werden später die Daten von allen Personen oder Orts- oder zeitraumabhängige Daten von den Behörden benötigt stehen diese DSVGO-Konform und schnell bereit.
Schnelltest-Management
Für die Integration von Testverfahren gibt es Möglichkeiten Tools zu verwenden die das Verfahren vereinfachen oder beschleunigen. Schaue hierfür in den Artikel zum Thema rein.
Besuchszeitcountdown
In Krankhäusern und Pflegeeinrichtungen geht man häufig den Weg die Besuchszeit in ihrer Dauer zu limitieren. Das kann auch bei Events sinnvoll sein, mit dem eintreffen und Check-In beim Event läuft dann ein vorher definierter Countdown ab. Dafür nutzt der Besucher einfach sein Smartphone und sieht so auch jederzeit wieviel Zeit ihm noch bleibt.
Erfassung innerhalb der Veranstaltung
Gibt es geschlossene Bereiche? Sicherheitsrelevante Orte? Eine wiederholte Erfassung/Prüfung der Person via QR-Code während des Events ist möglich und dann auch sinnvoll bzw. unbedingt notwendig. Ein Moment der erneuten Erfassung gibt meist: Die Person verlässt den Raum oder das Event Dieser Check-Out erhält wie auch alle anderen Erfassungen einen Zeitstempel.
Hat dein Event Besonderheiten oder spezielle Anforderungen? Wir freuen uns über Fragen und Anregungen – wir finden sicher auch dafür smarte Lösungen für eine Veranstaltungssoftware die zu dir passt…
von Thomas Wagner - Juni 2021