Eine Messe zu organisieren erfordert neben Erfahrung auch die richtigen Werkzeuge. Das Messestand-Management und die strukturierte Erfassung der Ausstellerdaten und einfache Erstellung des Vortrags/Präsentationsprogramms können zeitsparend vereinfacht werden und so helfen Kosten zu sparen.
Wir haben uns dazu, am Beispiel einer Karrieremesse, viele Gedanken gemacht und eine passende Lösungen entwickelt: Das Q|easy Ausstellerportal
1. Daten online erfassen
Ausstellerinformationen und -Registrierung
Eine Messestandregistrierung/-Buchung und Abfrage aller Standplatz-Parameter ist ein zentrales Element des Ausstellerportals. Welche Größe, welcher Standort und welche Ausstattung wird benötigt? Zudem können flexibel weitere Frage gestellt und vom Unternehmen ausgefüllt werden. Nicht zuletzt ermitteln sich daraus die Kosten des Ausstellers bzw. die Einnahmen des Veranstalters. Die Standgebühren können je nach gewünschten Optionen variieren, das Ausstellerportal liefert alle Informationen dazu und ermittelt die tatsächliche Kosten.
Ausstellerprofil
Neben der Beschreibung des Ausstellers und seines Angebotes können verschiedene Informationen zusätzlich interessant sein und sollten daher abgefragt werden: Mitarbeiterzahlen, Standorte usw. sind abhängig vom Thema der Messe für den Besucher sehr interessant. Bei Karrieremessen sind viele Informationen zur Bewerberanforderung relevant, dazu gehören Sprachkenntnisse und andere persönlichen Eigenschaften usw. Ansprechpartner, Social-Media und alle anderen Kontaktinformationen die für den Messebesucher und ggf. Bewerber interessant sind finden hier ihren Platz.
Vorträge, Workshops und Präsentationen
Oft wird die Messe von einem Vortrags-, Präsentations- und/oder Workshopangebot begleitet und den Ausstellern wird so die Möglichkeit geboten sich hier zu präsentieren. im Ausstellerportal können und sollten dazu die entsprechenden Informationen über Referent, Titel,Thema und die Inhalte abgefragt werden. Hinzu können beispielsweise auch die Zielgruppe. Auch die Frage nach einer geeignete Teilnehmerzahl ist bei Workshops sehr nützlich. Angaben zur benötigten Technik und ggf. die Anforderung an den Raum sollten in diesem Schritt in Erfahrung gebracht werden. Ob, wann und wo dieser Vortrag oder die Präsentation später tatsächlich statt findet entscheidet der Veranstalter bei der Programmplanung.
Gibt es Handouts oder soll die Präsentation veröffentlicht werden, so lassen sich im Portal die Dokumente hochladen. Der Besucher/Teilnehmer kann sich später diese Dokumente (auch passwortgeschützt) beschaffen.
Anzeigenschaltung
Werden für einen Messekatalog Anzeigenoptionen angeboten ist das Portal ein optimaler Austauschplatz. Bilddateien in für den Druck unzureichender Qualität gehören so der Vergangenheit an. Auch Anzeigenanzahl, Größe und Preise lassen sich so regeln.
Terminvereinbarung
Werden dem Messebesucher Einzelgespräche mit Ausstellern angeboten, so lassen sich im Ausstellerportal Zeitfenster definieren die für den Interessent auswählbar sind.
2. Das Portal als Werkzeug für die Messeplanung
Dashboard
Wie ist der Stand der Ausstelleranmeldungen, welche Informationen liegen vor und welche noch nicht?
Messestand-Management
Die Daten der Unternehmen laufen in übersichtlicher Form für den Veranstalter zusammen und er kann mit der Planung beginnen.
digitaler Programmplaner
Den Großteil der Veranstaltungspunkte haben Ihnen die Aussteller bereits „zugespielt“ und es kann per Drag&Drop und wenigen Klicks das Programm erstellt werden.
Umfragen und Feedback
Als Veranstalter wird Ihnen das „Wohlbefinden“ des Ausstellers am Herzen liegen. Im Portal können Umfragen und auch ausführliche Feedback-Möglichkeiten einen Platz finden. Eine Vielzahl an Frage/Antwortoptionen bieten eine große Flexibilität.
Angebote & „Jobwall“ Einträge
Der Aushang von Stellenangeboten in gedruckter Form ist üblich, dabei wird allerdings nicht jeder Adressat erreicht und es ist nicht sonderlich nachhaltig. Es liegt Nahe diese Informationen digital zu erfassen, die Anzahl zu begrenzen und ggf. dem Unternehmen diese zu berechnen. Durch die spätere Veröffentlichung in der Messe-App und auf der Messe-Webseite erhalten diese einen deutlichen Mehrwert.Es spricht nichts dagegen die „Jobwall“ weiterhin auf Papier zu bringen das „bunte Durcheinander an der Wand“ weicht dann aber einem einheitlichen Erscheinungsbild der Messe.
*in Funktionen in der EntwicklungSollten wir Ihr Interesse geweckt haben, bitte zögern Sie nicht und nehmen Sie mit uns Kontakt auf.
von Thomas Wagner - Juli 2019
(Update September 2020)