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Eine Messe zu organisieren erfordert neben Erfahrung auch die richtigen Werkzeuge. Das Messestand-Management und die strukturierte Erfassung der Ausstellerdaten und einfache Erstellung des Vortrags/Präsentationsprogramms können zeitsparend vereinfacht werden und so helfen Kosten zu sparen.

Email-Kommunikation (auch mit PDF und Wordvorlagen) führt oft zu unstrukturierten Daten kann nicht alles erfassen und sind ist Zeitaufwendig. Zudem kommt es häufig zu ungeeignet Bildmaterial in verschieden Formaten.

Wir haben uns dazu, am Beispiel einer Karrieremesse, viele Gedanken gemacht und eine passende Lösungen entwickelt: Das Q|easy Ausstellerportal

1. Daten online erfassen

Ausstellerinformationen und -Registrierung

Eine Messestandregistrierung/-Buchung und Abfrage aller Standplatz-Parameter ist ein zentrales Element des Ausstellerportals. Welche Größe, welcher Standort und welche Ausstattung wird benötigt? Zudem können flexibel weitere Frage gestellt und vom Unternehmen ausgefüllt werden. Nicht zuletzt ermitteln sich daraus die Kosten des Ausstellers bzw. die Einnahmen des Veranstalters. Die Standgebühren können je nach gewünschten Optionen variieren, das Ausstellerportal liefert alle Informationen dazu und ermittelt die tatsächliche Kosten.

Ausstellerprofil

Neben der Beschreibung des Ausstellers und seines Angebotes können verschiedene Informationen zusätzlich interessant sein und sollten daher abgefragt werden: Mitarbeiterzahlen, Standorte usw. sind abhängig vom Thema der Messe für den Besucher sehr interessant. Bei Karrieremessen sind viele Informationen zur Bewerberanforderung relevant, dazu gehören Sprachkenntnisse und andere persönlichen Eigenschaften usw. Ansprechpartner, Social-Media und alle anderen Kontaktinformationen die für den Messebesucher und ggf. Bewerber interessant sind finden hier ihren Platz.

Vorträge, Workshops und Präsentationen

Oft wird die Messe von einem Vortrags-, Präsentations- und/oder Workshopangebot begleitet und den Ausstellern wird so die Möglichkeit geboten sich hier zu präsentieren. im Ausstellerportal können und sollten dazu die entsprechenden Informationen über Referent, Titel,Thema und die Inhalte abgefragt werden. Hinzu können beispielsweise auch die Zielgruppe. Auch die Frage nach einer geeignete Teilnehmerzahl ist bei Workshops sehr nützlich. Angaben zur benötigten Technik und ggf. die Anforderung an den Raum sollten in diesem Schritt in Erfahrung gebracht werden. Ob, wann und wo dieser Vortrag oder die Präsentation später tatsächlich statt findet entscheidet der Veranstalter bei der Programmplanung.

Gibt es Handouts oder soll die Präsentation veröffentlicht werden, so lassen sich im Portal die Dokumente hochladen. Der Besucher/Teilnehmer kann sich später diese Dokumente (auch passwortgeschützt) beschaffen.

Generell ist es ratsam die Präsentation (Powerpoint und Co) im Portal zu hinterlegen. Der Veranstalter kann diese bereits auf der Präsentationstechnik vorbereiten und ein defekter USB-Stick sorgt nicht mehr für Chaos.

Anzeigenschaltung

Werden für einen Messekatalog Anzeigenoptionen angeboten ist das Portal ein optimaler Austauschplatz. Bilddateien in für den Druck unzureichender Qualität gehören so der Vergangenheit an. Auch Anzeigenanzahl, Größe und Preise lassen sich so regeln.

Terminvereinbarung

Werden dem Messebesucher Einzelgespräche mit Ausstellern angeboten, so lassen sich im Ausstellerportal Zeitfenster definieren die für den Interessent auswählbar sind.

Den großer Vorteil für den Aussteller sollte man ihm verdeutlichen: er kann so seinen eigenen Messeablauf und auch sein Standteam optimal planen.

2. Das Portal als Werkzeug für die Messeplanung

Dashboard

Wie ist der Stand der Ausstelleranmeldungen, welche Informationen liegen vor und welche noch nicht?

Messestand-Management

Die Daten der Unternehmen laufen in übersichtlicher Form für den Veranstalter zusammen und er kann mit der Planung beginnen.

Finanzen*

Aus den Angaben bei der Standplan ergeben Sich die Gebühren die den Unternehmen berechnet werden. Diese können schnell ermittelt und für die Weiterverarbeitung exportiert werden.

Standplaneditor*

Auch ein optisch schöner Stand/Hallenplan ist mit dem Portalfunktionen schnell erstellt. Die Unternehmen und ggf. deren Logos können dabei verwendet werden. Ein Bildformat ist möglich. Optimal sind Vektorgrafiken, um eine ausreichende Druckqualität zu erhalten.

digitaler Programmplaner

Den Großteil der Veranstaltungspunkte haben Ihnen die Aussteller bereits „zugespielt“ und es kann per Drag&Drop und wenigen Klicks das Programm erstellt werden.

Nützlich wird der Planer auch dann, wenn es später (kurzfristige) Änderungen gibt. Sie werden in einer Messe-App, auf Großbildschirm oder der Homepage sofort aktualisiert.

Umfragen und Feedback

Als Veranstalter wird Ihnen das „Wohlbefinden“ des Ausstellers am Herzen liegen. Im Portal können Umfragen und auch ausführliche Feedback-Möglichkeiten einen Platz finden. Eine Vielzahl an Frage/Antwortoptionen bieten eine große Flexibilität.

Angebote & „Jobwall“ Einträge

Der Aushang von Stellenangeboten in gedruckter Form ist üblich, dabei wird allerdings nicht jeder Adressat erreicht und es ist nicht sonderlich nachhaltig. Es liegt Nahe diese Informationen digital zu erfassen, die Anzahl zu begrenzen und ggf. dem Unternehmen diese zu berechnen. Durch die spätere Veröffentlichung in der Messe-App und auf der Messe-Webseite erhalten diese einen deutlichen Mehrwert.Es spricht nichts dagegen die „Jobwall“ weiterhin auf Papier zu bringen das „bunte Durcheinander an der Wand“ weicht dann aber einem einheitlichen Erscheinungsbild der Messe.

*in Funktionen in der Entwicklung

Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, bitte zögern Sie nicht und nehmen Sie mit uns Kontakt auf.


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